ПРО КОМПАНІЮ
Carlsberg Ukraine — український підрозділ однієї з найбільших та провідних пивоварних груп у світі. Портфель брендів холдингу складається з таких торговельних марок пива, алкогольних та безалкогольних напоїв: «Львівське», Baltika, Carlsberg, Tuborg, «Арсенал», «Квас Тарас», Somersby, Guinness, «Славутич», Warsteiner та інші.
Carlsberg Ukraine, як сучасна та екосвідома компанія, дотримується програм сталого розвитку бізнесу та зменшення негативного впливу на навколишнє середовище: підтримує ініціативи громадської організації «Україна без сміття», впроваджує роздільний збір сміття у своїх офісах, обирає найбільш екологічні типи пакування власних продуктів, використовує скляні пляшки оборотного формату та розвиває культуру осмисленого поводження з відходами задля зменшення вуглецевого сліду внаслідок своєї діяльності. Наприклад, у 2019 році компанія використала повторно близько 124 мільйонів пляшок, що складає 44% відсотки від загального об’єму скляної тари на виробництві.
Електронний документообіг (ЕДО) став ще одним кроком для компанії у напрямі екосвідомої діяльності. Про цей кейс говоримо далі.
ЗАВДАННЯ
Перед впровадженням електронного документообігу в компанії стояло два завдання: скорочення обігу паперу на підприємстві та диджиталізація бізнес-процесів.
РЕЗУЛЬТАТ
“Ініціатором переходу на ЕДО у компанії був ІТ-директор. Порівнюючи різні системи електронного документообігу, що пропонують українські провайдери, ми визначили два фактори, які стали найбільш важливими для нас під час обрання ЕДО-сервісу — максимальне охоплення контрагентів та хмарний сервіс, щоб усі відповідальні за документи співробітники мали доступ до сервісу і поза межами офісу, а також на будь-якому пристрої. Так ми обрали вебсервіс СОТА”, — поділилася фахівчиня з матеріально-технічного забезпечення ІТ Carlsberg Ukraine Ольга Погуляєва.
Carlsberg Ukraine розглядали винятково вебсервіси. Під запит холдингу ми доопрацювали синхронізацію між вебсервісом “СОТА” та програмою M.E.Doc, оскільки в цій програмі працює бухгалтерія компанії. Уся первинна документація від контрагентів надходить у хмарний сервіс “СОТА”, де менеджери підписують та закривають документи. Синхронізація перенаправляє погоджені документи у M.E.Doc, у якому відділ бухгалтерії займається проведенням документів.
“Контрагентів ми інформували про те, що переходимо на електронний документообіг через електронну пошту. Наразі, з понад 40% контрагентів ми вже обмінюємося документами в електронному форматі. Інші ж контрагенти поки що не готові переходити на ЕДО. Процес впровадження ще не закінчено, тому значних результатів очікуємо досягти через рік”.
Вебсервіс “СОТА” — рішення для сучасного бізнесу, що дає можливість легкого старту в ЕДО, доступу 24/7 з будь-якого місця розташування менеджера та з будь-якого пристрою. Обмін електронними юридично значущими документами у “СОТА” діє за принципом електронної пошти, але з вищим рівнем захисту та використанням КЕП (кваліфікований електронний підпис). Сервіс дозволяє працювати із документами будь-яких форматів, а передплатна система — самостійно обирати необхідну кількість документів на відправлення із вартістю усього 1 грн 20 коп. за документ.
Більше про функціонал хмарного сервісу “СОТА” читайте тут. А за консультацією та замовленням рішення для електронного документообігу звертайтеся за номером: 206-72-25.
