Механізм впровадження ЕДО

Перед тим, як ініціювати перехід на електронний документообіг, підприємству важливо визначити бізнес-завдання та обрати рішення, що відповідає потребам бізнесу.

Потрібно прописати в обліковій політиці порядок переходу підприємства на електронний документообіг — внести зміни у регламент роботи, внутрішні процедури та повідомити про це персонал. Також варто:

• зробити перелік відділів та співробітників, які будуть задіяні в ЕДО;
  
  
• визначити порядок отримання КЕП;
  
  
• прописати алгоритм роботи з електронними документами;
  
  
• додати навчальні матеріали та інструкції, які допоможуть співробітникам швидко зорієнтуватися у новому форматі роботи.
  

Оскільки ЕДО — двосторонній процес, він можливий тільки після взаємної згоди сторін. Важливо узгодити із постійними контрагентами перехід на ЕДО та умови обміну в електронному вигляді, підписавши договір або додаткову угоду.


Паперовий документообіг — це звичка. Дорога, повільна та енерговитратна. Але для деяких контрагентів це не є вагомою причиною переходу на ЕДО.


Для того, щоб перехід на ЕДО був переконливим кроком для клієнтів та бізнес-партнерів, необхідно проінформувати їх такими матеріалами:

• лист-роз'яснення із рішенням та офіційною позицією компанії;
  
  
• навчальні матеріали та відеоінструкції для роботи з ЕДО;
  
  
• відповіді на поширені запитання та роз'яснення для клієнтів, які не користуються жодною програмою для ЕДО;
  
  
• перелік переваг, які отримує кожна зі сторін під час переході на ЕДО;
  
  
• юридичне підґрунтя електронного обміну.
  

Електронний документообіг та, відповідно, електронні документи в Україні є цілком легітимними, що регламентовано Законом України "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22.05.2003 р. № 851-IV.

Юридичної сили електронний документ набуває після підписання кваліфікованим електронним підписом (КЕП) — відповідно до Ст. 1 Закону №45 Закону України «Про електронні довірчі послуги»

Електронний документ, завірений КЕП, рівноцінний паперовому і не потребує жодних копій, зроблених на інших носіях.

КЕП має таку ж юридичну значущість, як і власноручний підпис та печатка на папері. Процес отримання і використання КЕП регламентує Закон України «Про електронні довірчі послуги» та контролює Міністерство юстиції України