“Довільне підписання” — новий модуль для паралельного погодження документів

У вебсервісі СОТА з'явився новий, зручний та корисний для бізнесу, модуль — “Довільне підписання”. Окрім необхідного для багатьох напрямків бізнесу функціоналу, цей модуль був створений, щоб закрити потребу одного клієнта, а в результаті став універсальним та потрібним для багатьох напрямків бізнесу. 

“Обираючи сервіс для ЕДО, ми брали до уваги надійність виконавця та його досвід, тому й обрали вебсервіс СОТА. Завдяки впровадженню електронного документообігу, нашій компанії вдалося прискорити та удосконалити ведення усіх бізнес-процесів, пов’язаних з підписанням докмуентів. Крім того, ми назавжди забули про проблему підробки підписів”, — розповів виконавчий директор Громадської спілки національного експертно-будівельний альянсу України Олександр Пєтушков. 

Як з’явився новий модуль?

Передісторія появи модуля така — на початку 2020 року до розробників СОТА звернувся Олександр Пєтушков — виконавчий директор Громадської спілки національного експертно-будівельний альянсу України. Він розповів про ситуацію, яка є в його компанії та поцікавився як її можна вирішити.

А ситуація така — компанія займається експертною оцінкою у будівельній галузі та затверджує експертні звіти. Ці звіти мають підписувати 20 членів експертної комісії, адже тільки після збору всіх підписів, документ стає офіційним та набуває публічності. Проблема в тому, що всі експерти проживають у різних містах України, а тому, щоб підписати один звіт, потрібно витратити не один тиждень часу. Задля економії часу та збереження людських ресурсів, компанії потрібно перевести підписання звіту у цифровий формат. 

Обміркувавши прохання клієнта, розробники вебсервісу СОТА зрозуміли, що така проблема нині актуальна для багатьох підприємств, а шляхів її вирішення на ринку України поки що не має. Тому, було вирішено реалізувати новий модуль у СОТА, який допоможе кожній компанії зі схожою потребою, оптимізувати бізнес-ресурси, завдяки ЕДО.

Особливості роботи нового модуля

Основною функцією нового модуля, що має назву “Довільне підписання” є паралельне підписання документа багатьма контрагентами. Особливістю також є те, що обмін документами здійснюється всередині бази даних вебсервісу СОТА. Так, одразу після створення документа, він з’являється у всіх підписантів. Кожному контрагенту на його e-mail приходить сповіщення про появу нового документа на підписання.

На початку формування нового документа, користувач має змогу вказати його номер та назву, зазначити усіх підписантів із довідника та завантажити декілька файлів одразу. Крім того, у новому модулі додано новий довідник, що має дані усіх необхідних контрагентів (ПІБ, ІПН, ЄДРПОУ, номер телефону, e-mail).

У загальному реєстрі зазначений перелік документів із актуальними статусами та прогресом процесу підписання (Підписів 4/10). Кожен контрагент під час входу через власний КЕП (кваліфікований електронний підпис) бачить у документі персональну кнопку «Підписати». У відкритому документі, який доступний за умови входу через логін і пароль, вказано перелік підписантів з відмітками про наявність чи відсутність підписів.

Кожен документ має три статуси:

  • Створений — без підписів,
  • На підписанні — містить підписи, але не всі,
  • Погоджений — є всі підписи.

Підписанти погоджують документ за допомогою свого КЕП, а процес підписання відбувається паралельно та фактично миттєво. Після накладення підпису, автору автоматично приходить сповіщення на e-mail про виконану операцію та загальним статусом документа. Після завершення збору всіх підписів, робота з документом вважається завершеною. Далі, за бажанням автора, документ можна роздрукувати з усіма підписами або зберегти його графічне відображення (з підписами чи без них).

Висновок

Вебсервіс СОТА у своїй роботі обирає клієнтоорієнтований спосіб роботи, що допомагає створювати нові можливості як індивідуально для кожного клієнта, так і для вирішення потреб багатьох компаній одразу. Так, закривши потребу одного клієнта, ми створили універсальний модуль — “Довільне підписання”, що стане корисним для багатьох напрямків бізнесу в Україні. Тож, якщо ви прагнете підписувати документи легко та максимально швидко, а також заощадити цінні бізнес-ресурси — у СОТА вже є рішення для вас. 

Більше інформації про вебсервіс СОТА ви можете знайти на офіційному сайті СОТА.
За детальною інформацією щодо підключення нового модуля звертайтесь за телефоном:
(044) 206 72 15.