Перехід бізнесу з паперу в цифру може бути швидким та ефективним, якщо вибудувати від початку правильний алгоритм дій. А може й ні: плутанина, незадоволені контрагенти й несвоєчасно закриті угоди…
На яких етапах можливі подібні ускладнення і як їх уникнути? Розбираємо докладно у нашому матеріалі та ділимося лайфхаками.
Порада № 1: Попереджайте контрагентів про перехід на електронний обмін документами завчасно
Найпоширеніша помилка — повідомити контрагентів про перехід, гадаючи, що вони самі все швиденько освоять. Розберуться з ПЗ та електронними підписами, а ефективність бізнес-процесів між ними та вашою компанією при цьому одразу ж зросте. Бо ж ЕДО швидше за папір! Звісно, такий варіант теж можливий. Але, погодьтеся, на ініціаторі змін лежить більша відповідальність за комунікацію.
Що робити? Потурбуйтеся попередньо підготувати контрагентів до переходу. Проведіть роз’яснювальну роботу, покажіть свою готовність відповісти на запитання, що у них виникають. Запросіть прості та зрозумілі мануали з користування ЕДО у провайдера і поділіться ними з контрагентами. Можете заохотити їх бонусами.
Також поцікавтеся, чи веде розробник власний блог, канали у соцмережах або на YouTube — там часто можна знайти інструкції, огляди функціонала, відповіді на запитання, інформацію щодо оновлень та багато корисного про ЕДО для вас і ваших контрагентів. Наприклад, на ютуб-каналі ЕДО talks можна подивитися вебінари та відеоінструкції, а на сайті M.E.Doc є ціла сторінка із гарячими запитаннями про обмін електронними документами.
Порада № 2: Призначте відповідального за впровадження
У кожного процесу має бути відповідальний. При впровадженні ЕДО також потрібна людина, яка контролюватиме процес диджиталізації обміну документами. Це істотно впливає на строки переходу від паперу до цифри.
Що робити? Призначити відповідального за впровадження ЕДО. Оберіть співробітника серед тих, хто за інновації та захоплений ідеєю оптимізації і модернізації бізнес-процесів. Він буде контролювати й відстежувати усі етапи впровадження ЕДО, фіксуватиме результати і своїм ентузіазмом запалюватиме інших.
Порада № 3: Тестуйте сервіс для ЕДО до придбання
Клієнти часто керуються у виборі рішення ціною, популярністю на ринку, досвідченістю та відгуками про розробника. А от який вигляд має робочий інструмент — інтерфейс — можуть і не поцікавитися взагалі до моменту, коли уже потрібно працювати та погоджувати документи. І даремно. Зручний та зрозумілий інтерфейс для ефективної роботи з електронними документами надважливий.
Що робити? Одним із ключових критеріїв у виборі рішення для ЕДО має бути детальне вивчення і тест-драйв інтерфейсу. Зверніть особливу увагу, наскільки він простий та інтуїтивно зрозумілий, від цього залежатиме швидкість та зручність роботи співробітників, а зрештою і усього бізнесу.
Наприклад, якщо ви обираєте M.E.Doc для електронного документообігу, то користувач працюватиме у добре знайомій програмі, через яку давно подає звітність. А отже навчатися додатково, як у ній працювати, з нуля не потрібно.
Порада № 4: Розмежуйте доступи, щоб користувачі бачили лише інформацію, яка стосується їх робочих завдань
Провайдери ЕДО дбають про безпеку інформації для клієнтів, тому пропонують у своїх рішеннях функцію розподілу доступів між співробітниками, щоб кожен працівник бачив лише потрібні йому для роботи документи.
Що робити? Попросити провайдера проконсультувати щодо зазначених можливостей. Вивчити опції з розподілу доступів та надати їх співробітникам, відповідно до їхніх повноважень. Так, співробітники, які займаються ЕДО, не бачитимуть звіти, — лише первинні документи. А звітувальникам не потрібен доступ до електронних документів. Розмежування доступів сприяє правильній роботі. І ви можете бути впевнені, що комерційна таємниця не стане здобутком сторонніх людей.
Порада № 5: Обирайте рішення для ЕДО відповідно до ваших бізнес-завдань
Наприклад, треба терміново відправити контрагенту документ чи договір. Фінальний підпис має поставити директор підприємства, а він — у відрядженні, відпустці чи взагалі рідко навідується до офісу. У такому випадку ви не можете впровадити ЕДО на 100%, адже доводиться частково займатися паперовою рутиною.
Що робити? Вивчаючи рішення для ЕДО, зверніть увагу на можливість підписання документів за посиланням, або на функцію допідписання. Бухгалтер підприємства може створити документ у програмі M.E.Doc, підписати його своїм КЕП та відправити документ директору для допідписання за допомогою посилання на електронну пошту, або надіславши його у будь-який месенджер.
Директор, перейшовши за посиланням, може отримати документ на будь-який пристрій з інтернет-браузером: смартфон, планшет, ноутбук — і підписати його своїм електронним підписом. Директору не потрібно проходити процедуру реєстрації в жодному сервісі. Після чого документ повертається до програми M.E.Doc, і його можна відправити вашому контрагенту.
Обирайте рішення для електронного документообігу ретельно та виважено. Оптимізуйте бізнес-процеси, щоб працювати ефективно, швидко й економно. І найголовніше — не повторюйте типових помилок під час впровадження, вчіться на чужому досвіді. А наші фахівці завжди готові вас проконсультувати.
Телефонуйте: 206-72-25!
