Документ підписаний, а ви помітили помилку: дата не та, сума не та, або він пішов не за тим договором. Це неприємна ситуація, але не безвихідна.
Підпис усіх сторін — це завершення роботи над документом. Саме з цього моменту він вважається погодженим і затвердженим. Проте якщо після підпису ви виявили помилку, єдиний правильний шлях — анулювання документа. Воно дозволяє коректно закрити помилковий документ і зафіксувати ситуацію без ризиків для обох сторін.
Як анулювати документ?
1. Оберіть документ із потрібним статусом
-
«Затверджений контрагентом» — якщо ви відправник;
-
«Затверджений» — якщо ви отримувач.
2. Створіть угоду про анулювання
Дійте, як зручно вам:
-
вкладка «Наступні дії» → команда «Анулювати»;
-
або меню → команда «Правка» → «Анулювати документ»;
- або права кнопка миші → команда «Анулювати документ».
3. Підпишіть угоду КЕПом і надішліть
Після відправки документ отримує статус «Заявлений до анулювання». Контрагент і всі учасники мають підписати або відхилити угоду.
4. Результат
-
Якщо всі погодили — документ стає «Анульованим».
-
Якщо хоча б один відхилив — документ залишається «Затвердженим».
Як це буває на практиці?
Бухгалтерка невеликої будівельній компанії відправила контрагенту акт на 124 500 грн, документ уже підписаний. Перевіряючи звітність, вона помічає помилку: в акті вказано не той обсяг робіт, через що сума не відповідає договору.
Це ризики для обліку, податків і можливих перевірок. Замість листів і пояснень бухгалтерка використовує функцію анулювання в Medoc: створює Угоду, підписує КЕПом і надсилає контрагенту. Усі сторони погоджують — і документ офіційно стає анульованим. Після цього вона формує правильний акт.
А що робити, якщо контрагент ще не підписав документ?
Тут працює інша функція — блокування документа. Про неї ми детально писали в попередній статті — обов’язково перегляньте, щоб знати, який інструмент застосовувати в кожній ситуації.
