Автоматична обробка документів в M.E.Doc: використовуємо функціонал на повну

13.01.22
41

Програма M.E.Doc може самостійно обробляти вхідну кореспонденцію, імпортувати, підписувати та відправляти контрагентам всі необхідні документи у фоновому режимі, поки ви, ваш бухгалтер або менеджер займаєтесь більш важливими справами.

Автоматична обробка документів — це модуль програми M.E.Doc, що дозволяє автоматизувати обробку великої кількості документів. Цей функціонал перебуває у розділі “Первинні документи” → “Автоматична обробка документів”. У розділі “Загальні налаштування” слід вказати періодичність роботи автоматичної обробки: 15, 30 або більше хвилин. 


ЩО ДОЗВОЛЯЄ ВИКОНУВАТИ АВТООБРОБКА ДОКУМЕНТІВ
Імпорт документів, створених в інших бухгалтерських чи облікових системах

Первинні документи або податкові накладні в обліковій системі можна вивантажити в окремий каталог на комп’ютері чи сервері, а в автоматичній обробці вказати шлях до цього каталогу. M.E.Doc самостійно, відповідно до вказаної періодичності, імпортуватиме файли до Реєстру електронних документів, або до Реєстру податкових документів, залежно від типу документа: рахунок, акт, податкова накладна тощо. 

Відправка первинних документів контрагентам

Документи, імпортовані з вказаного каталогу, або створені в M.E.Doc, будуть автоматично відправлені контрагентам. У розділі “Відправка первинних документів автообробником контрагенту” потрібно вказати період, за який надсилатимуться документи, та тип документів (акт, рахунок, видаткова накладна). 

Також можна вказати конкретних контрагентів, яким автообробник відправлятиме документи. Після погодження чи відхилення документів контрагентом, можна вказати шлях, де зберігатиметься документ, та обрати формат збереження документа: pdf з підписами, xml тощо.

Реєстрація документів у Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН)

Якщо ви створюєте або імпортуєте податкові накладні чи розрахунки коригувань в M.E.Doc, автообробник може відправляти їх на реєстрацію в автоматичному режимі (розділ “Налаштування обробки документів СЕА”). Для цього потрібно вказати період вибірки документів та тип документа: податкова накладна, розрахунок коригувань чи обрати акцизні документи відповідно до виду діяльності вашого підприємства. 

Перед відправкою автообробник може здійснювати перевірку за методикою контролюючих органів. Якщо будуть виявлені помилки, документ не надсилатиметься. Так само можна обрати формат та шлях для збереження документів з фінальною квитанцією.

Обробка вхідних документів від контрагентів

Ви можете налаштувати запит в ЄРПН на реєстрацію документа та автоматично вивантажити документ в обраному форматі за вказаним шляхом і відповідно до статусу документа (розділ “Обробка вхідних документів в меню”). А якщо ви впевнені у своєму контрагенті, можна також налаштувати автоматичне погодження документів і вказати конкретні типи документів для погодження.

Автоматичне подання звітності до контролюючих органів

Налаштовується у розділі “Накладання підпису печатки та подача звітності”. Тобто, на вже підписаний бухгалтером та директором документ накладається електронний підпис печатки. Так, документи підписані необхідним комплектом підписів та готові до подання. Система ідентифікує документи та надсилає до контролюючих органів за призначенням: податкові звіти, звіти до Державної служби статистики, звіти з ЄСВ і т.д.

Автоматична звірка з ЄРПН

Ви можете завжди мати всі податкові накладні та розрахунки коригувань у себе в програмі завдяки автозвірці з ЄРПН. Відправка запиту “На дату” автоматично формує запит до ЄРПН із запитанням: скільки податкових накладних чи розрахунків коригувань зареєстровано вашим підприємством чи на ваше підприємство за вказаний період: за вчора або за останню кількість вказаних днів. 

Відправка запиту “За списком” автоматично забирає з ЄРПН всі податкові накладні чи розрахунки коригувань, що зареєстровані вами або на вас і яких не вистачає у програмі. Так, у вас у програмі M.E.Doc завжди будуть усі податкові документи.

Актуальна сума реєстраційного ліміту в ДПС

У програмі можна мати завжди актуальну суму реєстраційного ліміту в ДПС, налаштувавши її у розділі “Автоматичне опрацювання інформаційних запитів до Державних органів”. 

Важливо! Після всіх налаштувань для запуску автообробника потрібно натиснути кнопку “Пуск” та ввести паролі секретних ключів всіх підписантів, що використовуватимуться в автоматичній обробці документів. Після цього можна спокійно йти займатися іншими важливими справами — автообробник виконає всю доручену роботу згідно з вашими налаштуваннями.

Кожне завдання в автоматичній обробці документів є самостійним: необов’язково налаштовувати всі завдання для автообробника. Можна налаштувати, необхідні саме вашому підприємству, завдання — наприклад, тільки автоматичну звірку з ЄРПН.

Дивіться практичний кейс комплексного впровадження електронного документообігу з використанням автообробки документів за умови, що в організації є облікова система 1С:Підприємство чи BAS:



Залишилися запитання щодо налаштування автоматичної обробки документів або впровадження ЕДО? Наші фахівці нададуть усі відповіді за номером:
206-72-25.

Телефонуйте та спрощуйте рутинну частину своєї роботи!