Питання укладення трудового договору про дистанційну роботу з працівником, який перебуває за кордоном, є особливо актуальним в умовах воєнного стану. Чинне законодавство дозволяє оформити такі трудові відносини повністю дистанційно – без жодної особистої зустрічі. Розглянемо покроково, як це зробити.
Алгоритм укладення трудового договору
Крок 1. Підготовка проєкту трудового договору
Після досягнення попередньої домовленості про працевлаштування кадровик або бухгалтер готує текст трудового договору з використанням типової форми, затвердженої Наказом № 913-21.
Файл договору (PDF або DOCX) завантажується до Medoc або СОТА як універсальний документ. Далі його можна одразу відправити майбутньому працівнику – без роздруківок і кур’єрів.
У договорі доцільно окремо передбачити:
- що робота виконується дистанційно;
- країну або адресу фактичного перебування працівника (за наявності);
- порядок електронної комунікації між сторонами;
- режим роботи та обліку робочого часу;
- порядок подання звітності та виконання завдань;
- порядок обміну кадровими документами;
- умови забезпечення обладнанням та засобами зв'язку;
- питання компенсації витрат (за потреби).
Крок 2. Узгодження порядку електронного документообігу
Перш ніж переходити до підписання, сторони погоджують:
- Використання КЕП. Працівник, який перебуває за кордоном, може використовувати український кваліфікований електронний підпис (КЕП) за умови наявності чинного сертифіката. Найзручніший варіант – хмарний підпис CloudKey, який можна отримати дистанційно через КНЕДП ТОВ «ЦСК “Україна”», не приїжджаючи до офісу.
- Сервіс для обміну документами. Використовуйте Medoc або СОТА – в обох системах є функція відправки документів за посиланням.
- Електронні адреси та канали комунікації, на які надходитимуть повідомлення та посилання на документи.
- Порядок зберігання електронних документів. Щоб документи не губилися, роботодавець зберігає їх в архіві Medoc, а працівник – у своєму кабінеті СОТА. Усі підписані примірники зосереджені в одному місці.
Крок 3. Підписання трудового договору
Після погодження остаточного тексту:
- Роботодавець підписує документ своїм КЕП у Medoc або СОТА.
- Надсилає працівнику посилання на підписаний файл.
- Працівник, перебуваючи за кордоном, заходить за посиланням, відкриває документ в СОТА і накладає свій КЕП на документ.
- Підписаний примірник зберігається у кожного учасника процесу.
Після накладення електронних підписів обох сторін трудовий договір вважається укладеним у належній письмовій формі.
Крок 4. Видання наказу про прийняття на роботу
Після укладення трудового договору роботодавець видає наказ (розпорядження) про прийняття працівника на роботу – також у Medoc або СОТА. Працівника необхідно ознайомити з наказом у погоджений сторонами електронний спосіб (знову в нагоді стане Medoc або СОТА).
Крок 5. Повідомлення ДПС про прийняття працівника
До початку роботи роботодавець зобов’язаний подати Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту до органів ДПС у загальному порядку (ідентифікатор форми J/F3001005), використовуючи Medoc або СОТА.
Крок 6. Зберігання документів
Кожна сторона повинна зберігати власний примірник електронного трудового договору та підтвердження підписання:
Роботодавець – в архіві Medoc або СОТА відповідно до вимог законодавства.
Працівник – у своєму особистому кабінеті СОТА, де всі підписані документи накопичуються в одному місці.
Зверніть увагу! Якщо працівник постійно перебуває за кордоном, роботодавцю варто також звернути увагу на можливі податкові та міграційні особливості держави перебування: зокрема, щодо легальності виконання роботи на її території та можливого виникнення податкових зобов'язань.
Нормативна база
Описаний порядок ґрунтується на таких нормах:
Ч. 1 ст. 24 КЗпП: при укладенні трудового договору про дистанційну роботу письмова форма є обов'язковою.
Ч. 1 ст. 2 Закону № 2136-IX («Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»): у період воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору, у т. ч. електронну.
Ч. 2 ст. 7 Закону № 2136: у період воєнного стану сторони можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.
Ч. 2 ст. 60-2 КЗпП: типова форма трудового договору про дистанційну роботу затверджується центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері трудових відносин.
Наказ Мінекономіки № 913-21 від 05.05.2021 – затверджено типову форму трудового договору про дистанційну роботу. Саме її рекомендує використовувати Східне міжрегіональне управління Держпраці.
Ст. 9 КЗпП: умови договору не можуть погіршувати становище працівника порівняно із законодавством України про працю; забороняється примушення до укладення договору без взаємної згоди щодо умов.
Висновок
Дистанційний працівник за кордоном – це не складний юридичний кейс, а стандартний процес електронного кадрового документообігу:
договір → КЕП → наказ → повідомлення ДПС → зберігання
Головне – заздалегідь налаштувати електронні канали та визначити правильний сервіс роботи з документами – Medoc або СОТА.
