Документообіг під час війни: як швидко і безпечно погодити важливі документи

18.03.22
40

Сьогодні цифровізація підприємств актуальна, як ніколи раніше, адже більшість бізнес-процесів зараз неможливо здійснити офлайн. Про роботу в офісі у певних регіонах не може бути й мови. Співробітники були вимушені переміститися на захід України, або за кордон, поштові відділення, що мають змогу працювати, максимально залучені до перевезень гуманітарної допомоги. І якщо їх можна розвантажити швидко й безпечно, перевівши паперовий обмін документами в електронний формат, то це варто зробити саме зараз.

Електронний документообіг (ЕДО) — один з інструментів цифрової комунікації для бізнесу, що має безліч переваг. Більшість українських сервісів для обміну електронними документами обійдуться дешевше, ніж папери, конверти та поштові послуги, а також  мають простий та зрозумілий інтерфейс, що дозволяє швидко, безпечно і законно погоджувати важливі документи. 

Наразі ЕДО допомагає підприємствам продовжувати роботу без затримок і підтримувати економіку нашої держави, яка сьогодні потребує стабільної роботи бізнесу, у максимально безпечний та швидкий спосіб. 


З ЕДО ви можете:
 

  • продовжувати працювати і погоджувати документи, незалежно від місця перебування користувача та його контрагента;
  • зберігати всі документи в електронному архіві, що доступний цілодобово;
  • створювати найтерміновіші договори, рахунки, акти за декілька хвилин завдяки шаблонам документів;
  • бути впевненими у безпеці, адже відкрити електронний документ може лише адресат, на сертифікат ключа якого він зашифрований, або співробітник, якому надали доступ у налаштуваннях сервісу ЕДО.


Нагадуємо: електронний документ, завірений КЕП (кваліфікований електронний підпис), відповідно до законодавства України, має таку ж юридичну силу, як і паперовий, підписаний від руки. 


ЯК ПІД’ЄДНАТИСЯ ДО СИСТЕМИ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

 

1. Оберіть систему ЕДО. Наприклад, M.E.Doc використовують майже всі українські підприємства, а отже він надасть доступ до обміну документами із більшістю ваших контрагентів (див. інструкції з обміну в M.E.Doc). Безліміт на обмін документами за 1442 грн на рік. У демо-режимі доступне відправлення 50 документів безоплатно. 

Вебсервіс СОТА дозволить впровадити процеси ЕДО за декілька хвилин, достатньо лише зареєструватися на сайті й можна працювати з документами будь-яких форматів. Сервіс доступний 24/7 та працює за передплатною системою: вартість одного документа складає 1 грн 20 коп. (вебсервіс також надає можливість відправлення 50 документів безоплатно).

Обидва сервіси дозволяють обмінюватися документами з контрагентами, що не мають програм для обміну, завдяки *внутрішньому функціоналу: ви можете надіслати документ одним кліком як посилання на вебсторінку. Контрагент зможе погодити документ, перейшовши за надісланим посиланням на e-mail або у месенджер. Після цього узгоджений документ автоматично з’явиться у вашій програмі. 


2. Перевірте наявність та термін дії вашого КЕП для погодження документів. Придбати КЕП чи хмарний підпис можна тут.

3. Створюйте або завантажуйте будь-які документи, що необхідно узгодити, та комунікуйте з контрагентами за лічені хвилини.

З будь-яких питань щодо електронного документообігу телефонуйте за номерами: 044 206 72 15 або 044 206 72 25.

Станьте на крок ближче до цифрової економіки нового рівня — ЕДО її невіддільна складова, тож долучайтесь. 

Наближаймо перемогу спільними зусиллями, кожен на своєму місці у міру власних  можливостей — працюймо та підтримуймо нашу країну разом! Усе буде Україна!


*Корисні відеоінструкції про ЕДО в M.E.Doc та СОТА