ЕДО та податкова перевірка: що треба знати і як підготуватися

09.08.21
215

Одне із поширених питань при впровадженні ЕДО — як проходить податкова перевірка електронних документів і як підприємству до неї готуватися? Як надавати електронні документи? І чи обов’язково надавати паперові копії? 
Розглянемо ці питання та їх законне обґрунтування.

Як проходить перевірка електронних документів

У наказі Мінфіну (№ 1393 від 07.11.2011) про Порядок надання документів великого платника податків в електронній формі при проведенні документальної перевірки передача документів виглядає так:

  1. Платник податків надає електронні документи згідно з вимогами закону Про електронні документи та електронний документообіг та відповідно затвердженого формату;
  2. Він надає електронні документи на перевірку у зашифрованому вигляді після накладених КЕП уповноваженими особами у наступному порядку: головний бухгалтер або керівник підприємства, КЕП платника податків, що є аналогом відбитка його печатки;
  3. Передача документів здійснюється або через електронну пошту, або через флешку чи інший електронний носій інформації разом з описом вкладених документів;
  4. При прийманні документів податкова розшифровує їх, перевіряє КЕП, проводить звірку на відповідність опису зі сформованою інформацією на електронних носіях;
  5. Податкова підтверджує отримання документів окремим листом і тоді вже опрацьовує їх. 

Звісно, у платників податків бувають страхи щодо можливого витоку конфіденційної інформації. У такому випадку, краще подавати електронні документи, використовуючи кабінет платника податків або захищені носії. Головне — отримати повідомлення від інспектора з підтвердженням про отримання документів.

Якщо ДПС вимагає паперові копії документів

При запиті паперових копій потрібно, щоб вони були пов'язані з конкретними порушеннями податкового законодавства. Податківці спершу дивляться на документи на перевірці, а потім можуть запитати їх копії. Але бувають ситуації, що вони нехтують обґрунтуванням запитів на отримання копії. Отже, перед тим як робити копії, краще попередньо уточніть з якими конкретними порушеннями податкового законодавства інспектори їх пов'язують.

Відповідно до ч. 2 ст. 9 ЗУ Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні (№ 996-XIV від 16.07.1999) первинні та зведені облікові документи можуть бути складені в паперовій або в електронній формі та повинні мати обов’язкові реквізити. Електронна версія документів має бути створена згідно з ЗУ Про електронні документи та електронний документообіг

В деяких випадках, підприємства, що подають на перевірку електронні документи, не дублюють паперові копії, а мають окреме облаштоване для службовця ДПС робоче місце з програмним забезпеченням. На цьому комп’ютері перевірник завантажує електронні копії.

Зверніть увагу! При облаштуванні такого робочого місця необхідно забезпечити доступ до інтернету, щоб перевірник мав змогу перевірити чинність сертифіката підписувача через сайт перевірки електронних підписів. 

Отже, перевірка електронних документів врегульована законодавством і вам не потрібно друкувати тонни документів. Достатньо один раз ознайомитися з порядком надання документів для перевірки в електронній формі. До того ж роботу з електронними документами можна автоматизувати, користуючись функціями фільтрування, поміток, ярликів і т.д. 

Більше корисної інформації про ЕДО читайте у нашому розділі новин.