Бухгалтер надіслав документ поштою, а клієнт його не отримав? Знову зірвався вигідний контракт, бо документ повернули на доопрацювання через помилку? А скільки разів колеги губили чи ненароком псували важливі документи! Доводилося друкувати та погоджувати їх знову.
Такі ситуації знайомі кожному бізнесу. Вони мають накопичувальний ефект: щомісяця документів стає все більше, а, отже, — і конвертів та коштів на відправлення. Згодом виникає потреба найняти ще одного бухгалтера або навчити когось зі співробітників, додавши йому зобов’язань. У результаті маємо надмірні витрати коштів і часу, які можуть себе не виправдати.
Чи бачите ви, скільки ваш бізнес втрачає на паперовому документообігу? Підлеглі можуть спрямувати час та зусилля на стратегічні завдання замість паперової тяганини. Доцільне рішення — впровадити електронний документообіг (ЕДО).
ЯК ЦЕ ЗРОБИЛИ НАШІ КЛІЄНТИ
Компанія: “АБІНБЕВ ЕФЕС УКРАЇНА”, портфель брендів складається з таких торгових марок: Bud, Corona Extra, Stella Artois, Staropramen, “Чернігівське”, “Рогань”, “Янтар”, Hoegaarden, Leffe, Beck's, Lowenbrau, Franziskaner, Spaten, Taller.
Завдання: інтегрувати ЕДО до обліковки SAP для прискорення обміну електронними документами, приймання актів виконаних робіт та актів звіряння від дистриб'юторів по всій Україні.
Результат: процес передачі документів скоротився з 1-2 днів до 1-2 хвилин, контрагенти отримали можливість контролювати статуси затвердження. Як результат — у рази збільшився відсоток своєчасного надходження платежів.
Компанія: Work.ua, сайт пошуку роботи в Україні.
Завдання: скоротити витрати на обмін документами, перейти на електронний документообіг з клієнтами (понад 20 000 контрагентів).
Результат: за 2,5 місяці перевели 98% клієнтів на електронний документообіг. За перші 8 місяців зекономили 350 пачок паперу (175 00 аркушів = 14 дерев!), заощадили понад 500 000 грн на відправленні документів. Підрахували, що тепер на документообіг витрачають у 4 рази менше часу.
Компанія: DHL Express Україна, світовий лідер у сфері поштових та логістичних послуг.
Завдання: спростити підписання договорів з фізичними особами про надання послуг з декларування вантажів за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
Результат: тепер клієнти DHL можуть підписати договір онлайн завдяки інтеграції віджета СОТА на сайт компанії. Більше не треба витрачати час на друк документів, переписування своїх даних від руки, сканування договору для брокера. Потрібно лише зареєструватись на сайті, щоб переглядати, коментувати та погоджувати документи в особистому кабінеті. Важливим фактором для компанії є екологічність цього впровадження, адже DHL дотримується екорішень у своїй роботі.
НАС ТАКОЖ ОБРАЛИ
ГОЛОВНІ ПЕРЕВАГИ ЕДО
Швидко. Надсилання, погодження та отримання документів займає лічені хвилини. Усього декілька кліків, і документ з потрібним підписом у вас. Це вивільнить значну кількість годин працівників, яку вони зможуть використати на пріоритетніші для бізнесу завдання.
Законно. Електронний документ, завірений КЕП, відповідно до законодавства України, має таку ж юридичну силу, як і паперовий, підписаний від руки.
Економно. Ваша компанія істотно заощадить бюджет, який раніше витрачався на купівлю паперу, конвертів, принтерів з їх обслуговуванням, поштові та кур’єрські послуги.
Конфіденційно. Відкрити і прочитати електронний документ, на відміну від паперового, зможе лише адресат, на секретний ключ якого він зашифрований (КЕП). Або співробітник, якому ви особисто надасте доступ.
Прозоро. ЕДО дозволяє відстежувати статуси усіх документів у компанії і навіть налаштувати миттєві повідомлення про отримання та підписання. У будь-який момент ви можете перевірити, на якому етапі потрібний документ.
Зручно. Завдяки автопошуку й електронному архіву усі документи завжди під рукою. Ви їх не зможете ані зіпсувати, ані загубити. Обмінюватися документами можна віддалено, де вам зручно, і найголовніше — без посередників.
Екологічно. Відмовившись від паперу, ви зберігаєте ліси та зменшуєте екологічний слід діяльності вашої компанії.
Linkos Group пропонує ІТ-рішення ЕДО для кожного
Ми створюємо ІТ-продукти для автоматизації та цифровізації бізнес-процесів з 1990 року. 80% українських підприємств успішно використовують їх.
Ваші конкуренти і партнери вже впровадили ЕДО, суттєво скоротили операційні витрати та отримують бонуси від інновації. Настав і ваш час. Переходьте на ЕДО, щоб працювати швидко, економно та без паперу.
Телефонуйте: 206-72-25, щоб отримати консультацію щодо впровадження ЕДО саме у вашій компанії.
