Вам знайома плутанина між інвойсом і рахунком-фактурою?
У попередньому матеріалі ми детально розглянули такий документ, як рахунок-фактура. Якщо пропустили, то можете надолужити за посиланням.
У цій статті мова піде про те, що таке інвойс та чим він відрізняється від рахунка-фактури.
Коротко про те, які питання будуть розкриті:
- Що таке інвойс, в чому його значення?
- Які бувають інвойси?
- Чи є затверджена форма інвойсу?
- Які реквізити має містити інвойс?
- Чим відрізняється інвойс від рахунка-фактури?
Що таке інвойс, в чому його значення?
Інвойс (англ. invoice, що перекладається як «рахунок» або «фактура») – це документ , який використовується у міжнародній практиці та підтверджує угоду про продаж товарів чи послуг.
Його роль є особливо важливою у зовнішньоекономічній діяльності (ЗЕД), хоча інвойси також можуть застосовуватись і в українському бізнес-середовищі, особливо коли продавцем є нерезидент.
Значення інвойсу в господарській діяльності неможливо переоцінити, адже він забезпечує структурованість і прозорість у міжнародних угодах між продавцями та покупцями.
Розглянемо детальніше, які завдання виконує інвойс:
- Документування угод: Підтверджує умови угоди між сторонами та митну вартість товару.
- Бухгалтерський облік: Слугує основою для обліку доходів та витрат.
- Контроль за платежами: Дозволяє відстежувати, які платежі вже надійшли, а які ще очікують.
Тепер ви знаєте, що в зовнішньоекономічній діяльності неможливо обійтись без інвойсу. Тож давайте розберемося, як оформити цей документ, щоб він вважався дійсним.
Які бувають інвойси?
Найпоширеніші – це проформа-інвойс та комерційний інвойс.
Проформа-інвойс – документ, у якому зазначається обов’язок продавця товарів поставити їх покупцю за певною ціною (ціна та перелік товарів/послуг може змінюватись). Проформа-інвойс, як правило, складається у випадках, коли товар поставляється безоплатно.
Комерційний інвойс – документ, який використовується для митної декларації під час зовнішньоекономічної діяльності (торгівлі). Складається при відвантаженні товару. На відміну від проформи має вже остаточні зміни та узгоджені дані про товар.
Це передбачено у ст. 53 Митного кодексу України, де зазначено, що документами, які підтверджують митну вартість товарів, є, зокрема, рахунок-фактура (інвойс) або рахунок-проформа (якщо товар не є об’єктом купівлі-продажу).
Отже, на відміну від проформи комерційний інвойс має вже остаточні дані про товар. При цьому сама форма цих документів може не відрізнятись. Єдине, що відрізнятиме - це в назві документа може бути зазначено Рахунок-проформа/Proforma invoice або Інвойс/Іnvoice. Але це необов’язково, оскільки форма цих документів законодавчо не затверджена. Про це ми поговоримо далі.
Чи є затверджена форма інвойсу?
В Україні наразі не існує затвердженої форми інвойсу. Однак, щоб полегшити процес оформлення документа, ви можете скористатися зразком інвойсу, наданим у Рекомендаціях №6 Європейської економічної комісії ООН "Формуляр-зразок уніфікованого рахунка - для міжнародної торгівлі". Цей зразок стане вам у нагоді, адже, незважаючи на відсутність затвердженої форми, важливо дотримуватись обов’язкових реквізитів.
Далі розберемо детальніше, які саме реквізити необхідні для правильного оформлення інвойсу.
Які реквізити має містити інвойс?
Основними реквізитами інвойсу є:
- Номер інвойсу: Унікальний ідентифікатор для відстеження.
- Дата виписки: Коли інвойс був створений.
- Реквізити постачальника/Дані покупця: Зазначаються банківські реквізити.
- Опис товару/послуги: Детальна інформація про характеристики товару, властивості, його бренд, ціну, призначення.
- Термін оплати: Час, протягом якого потрібно здійснити платіж.
- Умови доставки: Інформація про те, як і коли буде доставлено товар (правила Інкотермс).
- Інформація про ПДВ: Зазначається інформація про звільнення від сплати ПДВ (у випадку інвойсу, звільненого від ПДВ).
- Підпис виконавця: Особистий підпис або дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у проведенні господарської операції.
Зразок інвойсу дивіться на Рис. 1
Рис. 1
Чим відрізняється інвойс від рахунка-фактури?
Як ви, напевно, помітили, рахунок-фактура та інвойс мають багато спільних рис: обидва підтверджують угоду про продаж товарів або надання послуг, використовуються як підстава для здійснення оплати тощо. Та, попри цю схожість, є важливі відмінності, які варто врахувати в роботі.
Щоб розібратися з цими нюансами, ознайомтеся зі схемою нижче (рис. 2), яка наочно ілюструє ключові відмінності між документами.
Рис. 2
Якщо у вас залишись запитання щодо відмінностей, обов’язково напишіть їх у коментарях під нашою публікацією в Facebook.
Чекайте на наші наступні публікації.