Якщо ваша компанія хоча б раз планувала перейти з паперових документів на електронні, ця стаття — чек-лист, який варто пройти перед вибором системи електронного документообігу. А якщо ще навіть не планувала — саме час розібратися, чого усі навколо розмовляють про електронні документи, ЕДО (електронний документообіг) та його “підозріло” позитивний вплив на бізнес-процеси.
СПОЙЛЕР: чек-лист у кінці статті.
СЕД ТА ЕЛЕКТРОННІ ДОКУМЕНТИ
Електронний документ — це електронний файл, який стає юридично значущим завдяки кваліфікованому електронному підпису (КЕП), що є законним аналогом вашого власноручного підпису. Тобто, його не потрібно друкувати, адже він є законною та рівнозначною версію паперового документа. Електронними документами обмінюються як із контрагентами, так і з Податковою й іншими державними органами, прискорюючи передачу та узгодження документів, а також унеможливлюючи їх “випадкову” втрату чи підробку, що можливо у випадку роботи з паперовими документами.
Система електронного документообігу (СЕД) — це сервіс, завдяки якому компанії обмінюються первинними електронними документами: рахунками, актами, рахунками-фактурами, товаротранспортними накладними, податковою накладною та договорами.
Провайдери програм та вебсервісів для ЕДО, надавачі послуги обміну електронними документами, гарантують користувачам безпечну передачу документів і їхню юридичну значущість: безпосередньо в програмних продуктах стоїть контроль на неможливість відправки документів у непідписаному вигляді, оскільки у цьому випадку документ не є юридично значущим. Тобто, якщо контрагент не підписує документ КЕПом — цей документ не буде відправлено.
Якщо максимально спростити опис процесу ЕДО, то він має такий вигляд:
- ви створюєте чи додаєте первинний документ у сервісі для ЕДО, накладаєте на нього КЕП та відправляєте, натиснувши на відповідну кнопку;
- СЕД одразу перевіряє документ на юридичну значущість;
- за кілька секунд документ потрапляє до вашого контрагента-отримувача;
- контрагент ознайомлюється із документом, підписує його своїм КЕПом та надсилає узгоджений документ вам.
ЧОМУ ОБИРАЮТЬ ЕДО ТА ЩО КОРИСТУВАЧУ ДАЄ СЕД
Електронний документообіг чудово підходить компаніям, що мають справу з великою кількістю документів та контрагентів, працюють з актами, рахунками-фактурами. Таким компаніям ЕДО забезпечує швидкість обміну документами та закриття угод.
Найперше, що відмічає кожна компанія, обравши ЕДО — скорочення витрат на папір, друк та обслуговування принтера, доставку, а також зберігання документів у складських приміщеннях, адже набагато зручніше шукати документи в онлайн-архіві СЕД через функцію фільтрування. Усі документи зберігаються та доступні 24/7/365 на сервері провайдера ЕДО, а отже їх неможливо втратити.
Також можна відправляти та отримувати документи прямо у своїй обліковій системі, наприклад: у BAS, SAP чи ISpro. Погодьтеся, це суперзручно, коли можна вести усі процеси в одній програмі замість кількох (окрім цього, компанія ще й не витрачає кошти на придбання інших програмних забезпечень та додаткове навчання співробітників).
Документи можна завантажувати з комп’ютера, з обліковки, або створювати прямо в СЕД. До речі, у модулі для ЕДО від M.E.Doc є навіть великий перелік готових шаблонів документів.
ЕДО також отримав другу хвилю популярності після того, як бізнеси були вимушені відправити працівників на віддалену роботу. Локдаун подовжували тиждень за тижнем, а зберегти бізнес-процеси на хоч якомусь життєздатному рівні було критично важливим завданням. Електронний документообіг став одним з ключових диджитальних інструментів для кожного другого підприємства.
ЧЕК-ЛИСТ, ЯК ОБРАТИ СЕД (НАРЕШТІ)
- Техпідтримка розробника. Переконайтеся, що провайдер ЕДО надає хоча б один з каналів комунікації для техпідтримки клієнтів у разі збоїв або помилок, що потребують негайного вирішення.
- Демоверсія СЕД. Перед тим, як придбати річну ліцензію, варто протестити систему електронного документообігу на зручність та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс. До речі, більшість СЕД надають можливість безплатно відправляти до 50 документів на місяць.
- Охоплення контрагентів. Оскільки всі компанії користуються різними програмами, зручніше буде обрати ту, якою користується більшість ваших контрагентів. Наразі, в Україні програмою для ЕДО з найбільшим охопленням контрагентів є M.E.Doc. Окрім цього, у M.E.Doc також є функція, що дозволяє надсилати електронні документи користувачам інших СЕД, і навіть контрагентам, що не користуються жодним сервісом для електронного документообігу.
- Інтеграція СЕД з будь-якою обліковою системою або CRM дозволить спростити роботу с масовим вивантаженням документів.
- Наявність готових шаблонів документів у програмі, а також можливість створювати власні.
- Робота з документами будь-яких форматів. На цей пункт важливо звернути увагу, адже це про роботу з тисячами документів. Більшість СЕД надсилають документи лише у форматі PDF.
- Управління правами доступу до змісту документів та можливість розмежовувати доступи
- Формат СЕДу. Для вас це має бути десктопна програма чи вебсервіс, доступний з будь-якого гаджета?
- Захист системи повинен містити шифрування документів та створення резервних копій. Програмне забезпечення також має забезпечувати адміністративний контроль, щоб керівник міг управляти правами доступу до змісту документів та мав можливість розмежовувати доступи користувачів, підвищивши тим самим внутрішній рівень безпеки.
- Роумінг. Можливість обміну електронними документами та підтримання зв'язку між різними операторами ЕДО, що не вимагає додаткових оплат, а лише налаштування можливості обміну. Сьогодні серед провайдерів рішень для електронного документообігу можливість роумінгу надає лише розробник програм M.E.Doc, Flydoc, вебсервісу СОТА та API.ПТАХ — IT-холдинг Linkos Group. Зазначені вище програми одразу під’єднані до роумінгу та безкоштовно можуть обмінюватися електронними документами між собою.
Це були найважливіші аспекти, які корисно розглянути при виборі СЕД для переходу на ЕДО. Детальніше про можливості M.E.Doc, Flydoc, СОТА та API.ПТАХ читайте тут.
