Акт потрібно підписати сьогодні, а директор контрагента у відрядженні, без доступу до комп'ютера. Зупиняти роботу через це не варто — Medoc допоможе вирішити і цей кейс через функцію «Посилання на документ».
Її можна застосовувати у таких випадках:
-
у контрагента тимчасово немає доступу до Medoc або СОТА;
-
ви тільки почали співпрацю з контрагентом і не знаєте чи використовує він Medoc.
-
і не тільки :)
Тобто це не просто зручність — це інструмент для роботи з усіма партнерами, незалежно від того, якими програмами вони користуються.
Як відправити документ у вигляді посилання
Нижче ми розглянемо кілька найпоширеніших кейсів, з якими стикаються наші користувачі. Це лише приклади, щоб краще зрозуміти можливості функціоналу — ви можете використовувати його значно ширше, під свої задачі та робочі ситуації.
Варіант 1. Якщо документ вже відправлено
1. Знайдіть потрібний первинний документ у списку.
2. Відкрийте його та перейдіть на вкладку «Наступні дії».
3. Оберіть команду «Надіслати посилання на документ».
4. Відкриється вікно «Вибір адресата»:
- у полі «Назва контакту» оберіть потрібну особу зі списку (якщо адреси збережені в картці контрагента) або введіть вручну;
- у полі «Email» з'являться адреси обраного контакту — за потреби можна додати нові або видалити зайві;
- щоб додати ще одного отримувача — натисніть «Додати новий контакт».
5. Натисніть «Відправити».
6. Програма покаже протокол відправки — там зафіксовано, куди і коли пішло посилання.
Корисна порада. Якщо потрібно швидко знайти адресу — натисніть «Швидкий пошук» у полі Email. Програма підтягне всі наявні адреси цього контрагента.
Варіант 2. Контрагент використовує для ЕДО іншу програму
Ви натискаєте «Відправити документ», і програма показує повідомлення: «Отримувач не використовує ЕДО Medoc. Відправити посилання на документ?».
Простими словами: Medoc автоматично перевіряє, чи ваш контрагент є користувачем системи, якщо ні — програма пропонує альтернативу: надіслати посилання на документ, щоб ви могли безперешкодно обмінюватися та підписувати документи незалежно від того, яку систему використовує контрагент.
Що робити:
1. Натисніть «Так» у вікні повідомлення.
2. У вікні «Вибір адресата» — оберіть адресатів та електронні адреси (або введіть вручну), на які потрібно відправити посилання .
3. Натисніть «Відправити».
Контрагент отримає лист із посиланням і зможе відкрити документ та підписати у браузері смартфона або комп'ютера — без жодних програм і реєстрацій.
Варіант 3. Якщо потрібно відправити через месенджер
1. Відкрийте документ зі статусом «Відправлений контрагенту» або «Доставлений контрагенту».
2. У головному меню оберіть «Сервіс» → «Отримати посилання на документ».
3. Відкриється вікно з посиланням — натисніть «Скопіювати».
4. Вставте скопійоване посилання у повідомлення в Viber, Telegram, Signal — будь-де, де вам зручно.
Контрагент відкриє посилання на своєму пристрої, побачить та підпише документ.
Варіант 4. Якщо потрібно відправити на допідписання
Ваш колега або керівник не за робочим місцем, але потрібно підписати документ терміново? У такій ситуації ви також можете надіслати посилання на нього:
1. Оберіть документ, який потрібно підписати.
2. На вкладці «Наступні дії» натисніть команду «Відправити документ для допідписання»
3. У модальному вікні необхідно заповнити:
-
у полі «Відправник посилання» вкажіть себе (або оберіть зі списку користувачів);
-
у полі «Отримувач посилання» оберіть співробітника, який має підписати документ;
-
за потреби додайте коментар.
4. Підпишіть документ своїм комплектом ЕП і натисніть ОК.
5. Відповідальна особа отримає лист із посиланням і зможе підписати документ.
Після того як співробітник підпише, статус документа в програмі оновиться автоматично під час наступного прийому пошти.
Ситуації, коли «директор у відрядженні», «немає доступу до комп’ютера» або контрагент ще не викоритовує Medoc — більше не блокують роботу. Тепер достатньо одного посилання, щоб документ був відкритий, погоджений і готовий до підпису — будь-де і з будь-якого пристрою.
Стежте за нашими публікаціями, адже наступній статті розберемо CloudKey — як підписувати документи електронним підписом без фізичного носія.
