У 2020 році українські підприємства були змушені переглянути звичний алгоритм роботи з документами. Введення локдауну сильно вплинуло на бізнес-процеси, зокрема, сповільнилася комунікація всередині команд і з контрагентами. Ми розуміли, що це дуже вплине на швидкість обміну послугами, отримання оплати й узгодження важливих рішень для бізнесу. Тому сфокусувалися на вдосконаленні сервісів від Linkos Group для електронного документообігу.
У порівнянні з 2019-м, у 2020 кількість користувачів наших рішень для електронного обміну документами збільшилася на 45%. Ми опитали наших нових клієнтів щодо їх досвіду у виборі та впровадженні електронного документообігу в компанії.
Фактори, що найчастіше ставали стимулами до впровадження ЕДО:
- швидке та масове підписання документів керівником;
- доступ до документів у будь-який час і з будь-якої частини країни;
- миттєвий та простий пошук архівних документів у програмі;
- економія часу й коштів на створення, обробку, підписання та відправку документів;
- можливість бачити статус документа на будь-якому етапі роботи із ним.
Сьогодні публікуємо інтерв'ю з бухгалтером підприємства, що займається виробництвом косметики, мийних засобів та біологічно активних домішок. Оксана, бухгалтер цього підприємства, поділилася із нами своїм досвідом і враженнями щодо впровадження ЕДО в її компанії.
— Чому ви вирішили впровадити ЕДО на вашому підприємстві?
— Ми вирішили перейти на електронний документообіг через брак часу на обробку нескінченної кількості документів. У нас 55 постачальників, увесь документообіг із ними був паперовим. А це великий рутинний процес: треба обробити кожний документ, вивести його на друк, підписати, поставити печатку, потім розкласти одну купу документів у папки і віднести до архіву, а іншу — у конверти, і знайти, кого б відправити на пошту. В умовах віддаленої роботи це займало ще більше часу.
Також, під час локдауну ми зіштовхнулися із тим, що деякі відправлені на підпис документи не поверталися. Вони просто десь зникли і все. Таке бувало й раніше, але у квітні таких випадків стало більше. Це ускладнювалося тим, що потрібно було заново вибудовувати увесь алгоритм з підготовки документів для контрагента.
Окрім документообігу з контрагентами у нас також був активний обмін документами всередині компанії — між офісом та виробництвом. Знову ж таки, локдаун вніс зміни у цей процес: половина компанії працювала з дому, інша — періодично навідувалась на роботу, було важко сконтактувати із кимось, щоб отримати підпис та відправити документ. Спочатку ми намагалися обмінюватися через пошту, але це виявилося незручним способом через великі черги та частоту відправлень документів.
Ми зрозуміли, що із такою швидкістю нам потрібно буде наймати ще одного бухгалтера для обробки та підготовки документів до відправки, а також відправляти усе кур’єром. А в такій кризовій ситуації додаткові витрати — не дуже доцільне рішення. Оцінюючи ситуацію, ми зважили усі “за” і “проти” та вирішили перейти на електронний документообіг.
До речі, ми обмірковували це рішення із директором ще минулого року, але вирішили відкласти до кращих часів. Карантин став переконливим аргументом — ці часи настали.
— За якими критеріями ви обирали провайдера послуги?
— Насправді, у нас майже не було такого, щоб ми проводили аналіз рішень від розробників. Ми спиралися тільки на два критерії: у яких програмах працюємо ми та у яких програмах працюють наші контрагенти. Нам було важливо перейти на електронний документообіг якнайшвидше, без вивчення сторонніх програм та сервісів, без вмовлянь контрагентів робити зайві рухи.
Ми вже давно працювали у програмі M.E.Doc і ще частину роботи проводили в 1С. Зробивши декілька дзвінків із пропозицією перевести обмін в електронний вигляд, ми дізналися, що всі наші контрагенти працюють хоча б в одній з цих програм. Тому шукати рішення не було потреби, ми одразу зупинилися на модулі для електронного документообігу від M.E.Doc. А на консультації із вашим спеціалістом дізналися, що можна обмінюватися прямо в 1С завдяки інтеграції з M.E.Doc. Це дуже зручно, бо більше не треба витягувати документи із однієї програми в іншу.
— Як відбувався процес впровадження для команди?
— Всередині компанії ми повністю перейшли на електронний документообіг за 2,5 тижні. Усім учасникам обміну було проведено навчання з оглядом функціонала та надіслано відеоматеріали про роботу з електронними документами в M.E.Doc.
Найбільш корисною зміною для нас виявилася можливість підписання документа керівником через посилання. У нас є конкретні дні тижня, коли керівник буває в офісі, і в ці дні з’являється ціла черга охочих узгодити документи. Точніше, так було раніше. Тепер ми створюємо посилання в програмі M.E.Doc, надсилаємо його директору, він відкриває його та підписує своїм КЕП. Це велика економія часу, особливо, у ситуаціях із документами, що потребують термінової обробки.
Саме рішення про покупку модуля для ЕДО ухвалили із керівником за один день. Як я казала, минулого року ми вже роздумували щодо переходу на електронний документообіг, тому були знайомі з перевагами цього рішення. Тим паче, фінансово це було нам вигідніше: ми придбали модуль M.E.Doc для ЕДО за 1200 грн та інтеграцію з 1С за 700 грн. Тобто, всього 1900 грн за рік безлімітного обміну документами, без витрат на закупку паперу, обслуговування принтеру, послуги доставки.
— Яким був процес переходу на ЕДО із контрагентами?
— Контрагентів ми переводили на ЕДО поступово, на це в нас пішло приблизно 2 місяці. Спочатку ми виділили постачальників, з якими у нас був регулярний обмін документами. Я була відповідальною особою за налагодження усіх етапів електронного документообігу із нашими контрагентами.
Алгоритм цього процесу такий: я дзвонила контрагенту із пропозицією перейти на електронний обмін документами; якщо він вже користувався модулем для ЕДО від M.E.Doc (або системою FlyDoc, декілька наших постачальників використовували її для обміну в 1С) — ми підписували додаткову угоду про обмін документів в електронному вигляді; якщо контрагент ще не працював з програмами для ЕДО — ми розповідали про переваги та можливості, надсилали презентацію про всі аспекти, які зазвичай викликають запитання (закони, що підтверджують юридичну силу електронних документів, інструкції щодо роботи з програмою для обміну, деякі навчальні відео з вашого ютуб-каналу, а також те, що для отримувача робота з вхідними документами абсолютно безкоштовна).
Загалом, нам вдалося перевести на електронний документообіг близько 80% наших контрагентів. Майже всі, із ким у нас був регулярний обмін документами, згодилися на це через карантинні ускладнення процесів. Економія коштів стала додатковою мотивацією для підприємств — ніхто не розумів, що буде через місяць, як зміниться фінансовий стан їх бізнесу та актуальність їх продуктів чи послуг для споживачів (особливо, в умовах тотальних звільнень, вимушених відпусток за свій рахунок).
— Які у вас враження після користування програмою для ЕДО зараз, через 8 місяців після покупки?
— Найкращі. У 2020 році це рішення стало для нас не просто можливістю для прискорення та спрощення роботи, а необхідністю. Ми також розробили власні шаблони для документів у програмі M.E.Doc. На впровадженні ЕДО не зупиняємось, зараз вивчаємо, які ще процеси в бухгалтерії можна автоматизувати.
Загалом, ми дуже задоволені. Працювати дійсно стало зручніше, обмінюватись документами значно легше, і більше жодних втрачених документів — усе за лічені секунди можна знайти в M.E.Doc.
А ви досі розмірковуєте про перехід на ЕДО? Не зволікайте!
Телефонуйте за номером: 206-72-25 та обирайте програму, яка спростить вашу роботу і звільнить час на більш важливі завдання.
