Накладна – це не просто документ, а справжній рушій фінансово-господарської діяльності підприємств. Вона є ключовим свідченням передачі товарів, їх відвантаження, транспортування та продажу. Без неї бізнес-процеси були б хаотичними, а облік – незрозумілим.
Існує кілька видів накладних, і кожна з них має своє чітке призначення та набір обов’язкових реквізитів.
У цій статті ми розберемо:
- Основні види накладних та їх ключові особливості.
- Які реквізити є обов’язковими, та чим вони відрізняються в різних накладних?
- Що спільного між накладними?
- Підсумок.
Готові розібратися? Тоді поїхали!
Основні види накладних та їх ключові особливості
1. Податкова накладна
Податкова накладна є основним документом для розрахунків із податку на додану вартість (ПДВ). Вона складається продавцем товарів або послуг та підтверджує факт постачання.
Основні її реквізити:
- дата та номер документа;
- найменування та реквізити продавця і покупця;
- індивідуальний податковий номер (ІПН) сторін;
- опис товару (послуги), одиниці виміру, кількість;
- сума з урахуванням ПДВ;
- ставка ПДВ та сума податку.
Форма: електронна (обов’язково реєструється в Єдиному реєстрі податкових накладних).
Докладно про неї читайте тут.
2. Видаткова накладна
Цей документ підтверджує факт відпуску товару зі складу продавця та його передачу покупцю.
Основні реквізити:
- дата оформлення;
- дані постачальника і покупця;
- перелік товарів (назва, кількість, ціна);
- загальна сума без ПДВ і з ПДВ;
- підписи відповідальних осіб.
Форма: паперова або електронна.
Більше по видаткову накладну – у матеріалі.
3. Товарно-транспортна накладна (ТТН)
ТТН використовується для супроводу вантажів під час перевезення і є обов’язковим документом для здійснення вантажних перевезень.
Основні реквізити:
- дата та номер документа;
- відправник та одержувач вантажу;
- дані про транспортний засіб і водія;
- опис вантажу (назва, кількість, вага);
- відмітки про приймання та здачу вантажу.
Форма: паперова або електронна (залежно від бажання і можливостей замовника (вантажовідправника)).
Більше про ТТН – тут.
4. Накладна-вимога на відпуск
Цей документ використовується для оформлення видачі товарно-матеріальних цінностей зі складу на внутрішні потреби підприємства, а також для їх відпуску господарствам поза територією підприємства або стороннім організаціям.
Основні реквізити:
- дата і номер накладної-вимоги на відпуск;
- найменування та реквізити підприємства;
- перелік матеріальних цінностей, що відпускаються;
- підписи відповідальних осіб.
Форма: паперова або електронна.
Докладніше про накладну-вимогу на відпуск – читайте у матеріалі.
Як бачимо, є спільні реквізити, які повторюються в усіх формах накладних, що розглядаються, а є ті, що відрізняються. Наочно це представимо у таблиці.
Які реквізити є обов’язковими, та чим вони відрізняються в різних накладних?
Що спільного між накладними?
- Юридична значимість.
Усі накладні є офіційними документами, що підтверджують факти господарських операцій.
- Систематизація документообігу.
У правильно заповнених формах накладних чітко зафіксований зміст господарської операції, що спрощує контроль та звітність.
- Можливість використання в електронній або паперовій формі.
Більшість накладних, які ми розглянули, можуть оформлюватися як у паперовому, так і в електронному вигляді, залежно від вимог законодавства. Зручно скористатися готовими шаблонами цих документів, наявними в M.E.Doc, або ж розробити власні шаблони.
Підсумок
- Податкова накладна використовується для обліку ПДВ, видаткова підтверджує передачу товару покупцю, товарно-транспортна – супроводжує вантаж під час перевезення, а накладна-вимога на відпуск застосовується здебільшого для внутрішнього переміщення матеріальних цінностей.
- Розуміння особливостей кожного виду накладної допоможе підприємствам правильно вести документообіг і уникати непорозумінь з контролюючими органами.
