Коли документів стає багато, легко заплутатися: хто підписав, що ще потрібно зробити, на якому етапі файл. Усе це можна контролювати за лічені секунди.
Проблема
Якщо робота з документами розподілена між різними елементами — підписами, файлами, історією змін — стає складніше швидко зорієнтуватися в ситуації. Саме тому важливо мати все під рукою, щоб нічого не губилося і не затримувало процес.
Рішення
У цьому випадку виручає «Панель вкладок документа». Вона доступна у нижній частині екрана:
-
у будь-якому відкритому документі;
-
у реєстрі — достатньо просто виділити потрібний файл.
Розберімося, які в ній є вкладки і як вони спрощують життя.
1. «Наступні дії»
Ця вкладка показує:
-
у якому стані зараз документ;
-
які дії з ним доступні саме на цьому етапі.
Простіше кажучи — це підказка системи: «Ось що ви можете зробити з цим документом просто зараз».
2. «Графічне відображення»
Тут ви можете зберегти та переглянути документ у зручному форматі PDF. Під час збереження ви отримуєте файл:
-
з усіма електронними підписами (ЕП);
-
готовий для перегляду, пересилання або архівування.
3. «Вкладення»
Якщо до документа додавали файли — усі вони зібрані тут в одному місці.
4. «Редакції»
У цьому розділі ви бачите, хто і коли редагував документ. Якщо під час змін користувач залишив коментар — він також відображається тут.
5. «Примітки та ярлики»
Тут ви знайдете всі свої нотатки та позначки до документів — щоб легше орієнтуватися, швидко знаходити потрібне і нічого важливого не загубити.
6. «Властивості»
У «Властивостях» зібрано все, що потрібно знати про документ:
-
статус;
-
дата створення та останньої зміни;
-
інформація про підписи та сертифікати тощо.
7. «Інформація про підписи»
Показує:
-
хто саме підписав документ;
-
коли;
-
яким сертифікатом.
Все прозоро й перевіряється в пару кліків.
8. «Протокол»
Це журнал усіх подій із документом у хронологічному порядку:
-
хто і що зробив;
-
коли саме;
-
на якому етапі.
Тут історія дій розбита на окремі вкладки — кожен етап обробки документа має свій детальний опис.
Результат
Ви бачите всю інформацію про документ, процеси стали швидшими, ризик помилок менший, а всі терміни дотримано.
Панель вкладок — це не просто «технічні дані». Це ваш спосіб тримати документи під контролем і бути спокійним за кожен файл — буквально за 10 секунд.
