Мабуть, у кожного бухгалтера хоч раз виникала проблема втрати паперових документів кур’єрами чи іншими працівниками, які мали доставити їх на підпис контрагенту. Доводилось знову друкувати, підписувати та надсилати документи. Час та додаткові витрати — завелика ціна за чужі помилки. А згадайте “кімнату болю” — архів. Який би там не був лад, якщо бухгалтеру потрібно знайти певний документ, на це підуть години, а то й дні.
Ситуація особливо ускладнилась із початком карантину та переходом більшості працівників на віддалений формат роботи. Зокрема, щоб підписати документи, іноді потрібен не один тиждень, на пошті можуть бути затримки, а архів взагалі відсутній.
Але є ідеальне рішення всіх проблем паперового документообігу — повна відмова від нього! А саме перехід на альтернативний, економний та завжди доступний електронний документообіг. Все просто — ЕДО гарантує повну відсутність вічних стосів паперу, кур’єрів, архівних кімнат чи шаф із теками, зіпсованих та загублених документів, а ще безкінечних пошуків потрібного документу. ЕДО — одна пігулка від багатьох проблем сучасної бухгалтерії та бізнесу загалом.
ЕРА ДОКУМЕНТІВ ОНЛАЙН
Ми розуміємо, що для кожної компанії впровадження електронного документообігу — вагоме рішення, яке об'єднує в інформаційний простір всі ресурси, підрозділи, філії компанії, контрагентів і контролюючі органи. Але, використовуючи інструменти ЕДО, користувач отримує можливість контролювати процес узгодження свого документа, відстежувати всі стадії підписання та не сумніватися у його справжності.
Розглянемо переваги, які зазначають компанії, що вже впровадили ЕДО у свій бізнес.
Автоматизація. Вся рутинна робота, пов’язана з документами, повністю автоматизується. Мінімум зусиль та витраченого часу на підписання будь-яких документів. Ваші руки нарешті зможуть відпочити від нескінченного сортування паперів по теках, а голова буде спокійна за кожен документ.
Віддалена робота. ЕДО дозволяє співробітникам компанії працювати на будь-якій відстані від офісу, незалежно від місцезнаходження компанії клієнта. І навіть перебуваючи в одному офісі, співробітникам більше не буде потрібно чекати, поки із сусіднього відділу передадуть паперові документи.
Можливості віддаленої роботи вигідні усім: керівникам, бухгалтерам, менеджерам з продажів та офіс-менеджерам. Щоб дізнатися будь-яку фінансову інформацію, більше не потрібно шукати головного бухгалтера. Щоб підписати важливий документ, знадобиться всього кілька хвилин. Досить увійти в систему, використовуючи ПК, ноутбук або смартфон, і ознайомитися з усіма документами та погодити їх, відхилити чи надіслати на доопрацювання.
Більше про те, як віддалено обмінюватися електронними документами будь-яких форматів без спеціального ПО та надсилати документи на допідписання у нашому креативному серіалі — Хроніки “удальонки”.
Швидкий пошук документів. Ваші документи завжди упорядковані, а доступ до них миттєвий та цілодобовий. Щоб знайти необхідний із документів, потрібно просто ввести його назву у пошуковику своєї програми чи вебсервісу для ЕДО.
Економія простору. Цінні квадратні метри, зайняті зайвими серверами та іншими пристроями для зберігання документів, можуть бути звільнені. Залежно від статусу і актуальності інформації, документи та файли можуть безпечно видалятися після закінчення терміну їх зберігання. Управління даними не тільки допомагає відповідати корпоративним нормам, а й сприяє більш раціональному використанню місця в офісі.
Економія коштів та часу. Завдяки ЕДО, час на обробку документів скорочується у десятки разів, а ще більше не потрібно витрачати кошти на канцелярію, відправку документів та на оплату праці співробітників канцелярії і архіваріусів. Повна оптимізація простору, коштів та людських ресурсів, які можна задіяти у вирішенні більш важливих потреб підприємства.
Швидкість. Оформлюйте найтерміновіші документи миттєво. На підготовку будь-якого договору, акту, рахунку потрібно не більше 5 хвилин. Кожна програма для ЕДО має безліч варіантів шаблонів усіх документів, які можуть вам знадобитись. А у випадку перевірки, вам знадобиться всього 15 хвилин, щоб зібрати всі документи компанії і надати їх податківцям.
Безпека. Кожен документ, який ви відправили контрагенту, буде доставлений фактично миттєво, а його втрата виключена. Ви можете відслідковувати шлях будь-якого документа, від його створення до підписання контрагентом. Кожен документ відправляється зашифрованим і тільки отримувач може його відкрити (завдяки своєму КЕП).
Прискорення платежів. Під час підписання важливого розрахунку до договору, ви будете певні, що ваш документ надійде вчасно. Це допоможе прискорити оформлення та підвищити виконавчу дисципліну, адже всі документи будуть погоджені у зазначений термін, а оплати проведені без затримок.
Жодних помилок. Людський фактор та ймовірність помилки зменшується до нуля, завдяки ЕДО. Більше не буде двох різних договорів або актів з однаковим номером, а всі призначення платежів, дати та інші реквізити кожної з транзакцій будуть коректними.
Універсальність. Кожне з рішень електронного документообігу можна впроваджувати абсолютно під будь-які бізнес-процеси компаній усіх напрямків та масштабів. Ідеальний сервіс для ЕДО є для кожного — як для підприємця, так і для величезної корпорації.
ЩО ОБРАТИ ДЛЯ ВАШОГО БІЗНЕСУ?
Програма M.E.Doc. Саме M.E.Doc нині є найбільш популярною системою електронного документообігу в Україні. Програма вже давно завоювала довіру ваших контрагентів та надає найбільш повні можливості для ЕДО. Завдяки готовим та індивідуальним рішенням з інтеграції, програма підійде кожному.
Вебсервіс СОТА. Зручний, сучасний, легкий та доступний з будь-якого гаджета хмарний сервіс СОТА є простим способом обміну документами з контрагентами. СОТА не потребує втручання в інформаційні системи компанії, а обмін юридично значущими документами діє за принципом електронної пошти.
Набір модулів дозволяє обрати той, який потрібен саме вам та не переплачувати за зайвий функціонал. Крім того, ви можете скористатися передплатною системою та самостійно визначити кількість документів, що вам потрібна. Тоді вартість одного надісланого документа складатиме — 1 грн 20 коп.
Також рекомендуємо для перегляду відео — Хмарний сервіс для електронного документообігу з контрагентами| СОТА Lite і СОТА Enterprise.
FlyDoc. FlyDoc — підсистема 1С із простою інтеграцією. Якщо ви працюєте в 1С, сервіс забезпечить вам швидкий та зручний електронний документообіг зі звичної для вас облікової системи. Більше не доведеться переносити дані вручну, адже із FlyDoc усе відбувається автоматично.
Детальніше у нашому відео — FlyDoc — обмін електронними документами в 1С.
API.ПТАХ стане ідеальним рішенням для компаній, які прагнуть реалізувати необхідний функціонал для ЕДО у своїй обліковій системі. Також рішення підійте компаніям, що використовують нестандартні або рукописні обліковки, які не мають типового коробкового рішення.
Детальніше про кожне рішення для ЕДО дивіться у нашому вебінарі — Електронний документообіг. Програмні рішення і сервіси для ЕДО.
Все ще вагаєтесь, яке рішення обрати або маєте запитання щодо реалізації ЕДО для вашого бізнесу? Зателефонуйте нам, ми допоможемо обрати найкращий варіант: 044 206 72 15.
