У новому випуску EДО talks ми продовжуємо ділитися з вами корисною інформацією зі світу електронного документообігу. Одним із питань, яке хвилює багатьох українських підприємців, що вже працюють з ЕДО сьогодні, є податкові перевірки.
Як зробити цю процедуру менш стресовою? На що звертати увагу, щоб почуватися більш впевнено? Яких правил варто дотримуватися, щоб підготуватися до перевірки? Ось три корисні поради від нашої експертки, після яких у вас точно з’явиться чіткий план дій!
Перша і головна порада для успішного проходження перевірки — надати інспектору робоче місце з доступом до електронних документів у вашій системі ЕДО. Це дозволить швидко знайти потрібні файли в електронному архіві та зекономити час на їхній пошук. За необхідності інспектор зможе зберегти документи з підписами для подальшої перевірки на призначених для цього ресурсах.
Для інспектора також варто обов’язково створити окремий обліковий запис, під яким він зможе працювати у вашій системі ЕДО. Для прикладу, у програмі M.E.Doc можна не лише створити окремий обліковий запис, але й налаштувати права доступу виключно до тих документів, які потрібні для перевірки. Як правило, це первинні бухгалтерські документи. Ця функція з розмежуванням ролей і доступів корисна не лише під час перевірки, але й у повсякденній роботі з електронними документами в програмі M.E.Doc.
Друга, але не менш важлива порада, — правильне оформлення електронних документів. Нагадуємо, що електронні документи мають таку ж юридичну силу, як і паперові, але тільки за умови, що вони оформлені коректно.
По-перше, важливо простежити, щоб документи були підписані кваліфікованим електронним підписом (КЕП) або удосконаленим електронним підписом. Це гарантія автентичності, яка прирівнюється до власноручного підпису. Без електронного підпису документ не має юридичної сили, тому важливо переконатися, що всі документи підписані дійсним електронним підписом відповідальних осіб: директора, бухгалтера або інших уповноважених співробітників. Звертаємо вашу увагу, що КЕП є більш надійним.
По-друге, у документах мають бути зазначені всі основні реквізити: назва, дата, інформація про суб'єкт господарювання тощо. Для кожного типу первинних документів встановлені свої вимоги до реквізитів, тому важливо дотримуватися цих правил.
Останнє правило — документи повинні відповідати реальним господарським операціям і звітності. Це допоможе уникнути зайвих запитів під час перевірки. До слова, перевіряючі можуть вимагати надати копії електронних документів, які належать до предмета перевірки, у паперовому вигляді. Це законна вимога.
Переходимо до останньої корисної поради при проходженні податкової перевірки — надійне зберігання документів. Електронні документи повинні зберігатися в електронному архіві або в базі надійної системи ЕДО, яка гарантує їхню доступність 24/7. Для зручного пошуку та безпеки документи повинні мати метадані, що полегшують їхню ідентифікацію та перевірку.
Як зберігати електронні документи?
Програма M.E.Doc пропонує своїм користувачам два варіанти для довготривалого зберігання документів. Перший — зберігання в базі даних програми. Це найпростіше рішення, адже ви працюєте у знайомому інтерфейсі, і всі необхідні документи у вас завжди під рукою. Ви легко можете знаходити потрібні файли, що робить вашу роботу ще більш ефективною.
Однак якщо у вас накопичилася значна кількість первинних документів, або ви вже давно відзвітували за деякими з них, може виникнути потреба іншого варіанту зберігання — архівування в окрему базу. Такий підхід стане в нагоді, коли документи не потрібні щодня, але можуть знадобитися при запитах від контрагентів чи під час податкової перевірки. Таким чином, ви можете скористатися функцією “Архівування документів”, щоб перенести їх в окрему базу даних.
Підсумовуючи, варто зазначити, що вам не варто відмовлятися від переходу на ЕДО та цифровізації вашого бізнесу лише тому, що податкова перевірка може бути стресовою процедурою. Наші корисні поради та готове рішення для роботи зі звітністю та електронними документами — M.E.Doc гарантують зменшення рівня хвилювань та надійну підготовку до податкових перевірок.
Залишайтеся з нами, користуйтеся всіма перевагами електронного документообігами із рішеннями від Linkos Group та не пропускайте нові випуски EДО talks!
Звертайтеся до відділу продажів M.E.Doc за номерами телефонів у разі додаткових запитань:
+380 44 206 72 15
+380 67 633 07 48
M.E.Doc — електронний документообіг і звітність в одній програмі.
