Україна впевнено крокує до європейських стандартів, і все більше українських підприємців роблять вибір на користь електронного документообігу. Звісно, робота з електронними документами має свої особливості. Важливим етапом в організації ЕДО у компаніях є безпечне і юридично правильне зберігання документів в архіві. Законодавство України передбачило ряд нюансів, які необхідно враховувати при роботі з документами в рамках електронного документообігу.
Як правильно організувати зберігання електронних документів? Чи потрібен для цього електронний архів? Скільки часу потрібно на зберігання електронних документів? Яких вимог згідно закону потрібно дотримуватися? На ці та інші запитання дізнаєтеся відповіді у нашому матеріалі.
Які є вимоги з боку законодавства?
Українське законодавство — на боці електронного документообігу! Для країн Європи обмін оригіналами документів в електронному вигляді — звична практика. В Україні цей механізм повністю підтримується на законодавчому рівні. Відносини, які виникають у процесі роботи з електронними документами, регламентовані відповідними законами, зокрема і складання первинних документів в електронному вигляді.
Згідно зі ст. 13 Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» зі змінами та доповненнями суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, яка дає змогу перевірити їхню цілісність на цих носіях.
На додаток, при зберіганні електронних документів від вас вимагається дотримання наступних вимог:
- інформація з е-документів має бути доступною для використання у майбутньому;
- ви маєте забезпечити відновлення електронного документа у такому ж форматі, як він був створений, відправлений або одержаний;
- якщо у вашому документі є інформація про походження та призначення електронного документа, то вона повинна бути збереженою. Це стосується також дати і часу отримання та відправки е-документа.
Трапляються ситуації, коли особа не може зберігати е-документи на електронних носіях протягом того терміну, який встановлено законодавством. У такому разі ви повинні продублювати документи на декількох носіях інформації або серверах і періодично їх копіювати відповідно до вимог чинного законодавства. Якщо суб’єкт не може виконати вищезазначені умови, електронні документи можна також зберігати у паперовому вигляді як копії. Однак у такому разі проводиться перевірка цілісності даних з електронного носія інформації.
Які документи потрібно зберігати?
- Електронні форми первинних документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів (крім єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування).
- Архів файлів звітності, поданої контролюючим органам в електронному вигляді, повинні зберігатися платниками податку на електронних носіях, на якому можна перевірити цілісність цих документів.
- Документи бухгалтерії: рахунки-фактури, накладні та акти, необхідно зберігати не менше п’яти років.
- Угоди, договори, додаткові погодження та додатки до них — потрібно зберігати від п’яти років до постійного їхнього утримання.
- Інші документи в середньому мають перебувати в архіві близько п’яти років, зокрема, довідки, листи, специфікації.
Скільки часу потрібно зберігати електронні документи?
Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.
До того ж працівник компанії повинен спиратися на строки зберігання документів, вказані у Переліку №578/5. У ньому виділяють документи тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання.
Документи, які стосуються сплати податків, такі як фінансова звітність або первинні документи, можуть зберігатися, навіть якщо строк їхнього зберігання вже закінчився. Тому що в майбутньому вони будуть необхідними для податкових перевірок. Проміжок зберігання первинних бухгалтерських документів — три роки. Після цього періоду їх можна ліквідувати, але якщо податкові органи вже закінчили їхню перевірку. Додаткові строки зберігання документів, важливих з точки зору податкових перевірок, вказані в п. 44.3 Податкового кодексу України.
Способи зберігання електронних документів
Якщо ви працюєте з е-документами, необхідно подумати про їхню захищеність. Ось найбільш поширені способи збереження електронних документів:
- Хмарне зберігання. Хоча воно доступне лише за наявності інтернету, але вважається захищеним. Доступ до нього надає провайдер електронного документообігу з можливістю обмеження доступу за ролями та з видачею паролів.
- Локальне зберігання. Завдяки цьому простому способу зберігання електронних документів ви матимете папку на робочому столі свого комп’ютера. Усі матимуть до неї доступ, проте видаляти файли зможете лише ви як координатор.
- Архівування. Є одним із найнадійніших способів зберігання електронних документів. Може використовуватися у цілях зберігання і внутрішнього, і зовнішнього документообігу. Доступ до архіву можна обмежити за ролями.
- Спеціальні системи, наприклад, програма M.E.Doc, про яку детальніше поговоримо далі.
Зберігання та архівування електронних документів у M.E.Doc
Пропонуємо вам обрати найзручніший та найбільш надійний спосіб зберігання е-документів у програмі M.E.Doc! Кожен бухгалтер прагне, щоб його первинні документи та звіти були збережені. А також аби велика кількість інформації помістилася на маленькому пристрої і була максимально захищена. Щодня, обмінюючись великою кількістю документів зі своїми клієнтами, партнерами, замовниками, постає питання де та як їх зберігати.
Зберігання е-документів відбувається в базі даних програми на вашому локальному диску або сервері. Таким чином, їх легко знайти. Програма має зручний пошук та може сортувати документи відповідно до різних категорій, до прикладу, тип, статус, напрям документа. Працюючи у програмі, ви знаходитеся у комфортному інтерфесі, тож з легкістю зможете переглядати необхідні документи. На додаток, ви можете завантажити на свій комп’ютер документи, які вам потрібні у зручному для вас форматі.
При цьому невід'ємним атрибутом є цифровий підпис. Переважна більшість українських підприємців подають свої звіти в електронному вигляді. Реєстрація податкових накладних та розрахунків коригування відбуваються виключно в електронному вигляді. Звітність — це той же документообіг, тільки бізнесу та держави. Юридичну силу вашим електронним документам надає КЕП. Тож завдяки M.E.Doc ви можете зберігати первинні документи із кваліфікованими електронними підписами (КЕП) у форматі CAdES-Х Long.
Ви маєте можливість заархівувати та зберегти які завгодно первинні документи, наприклад, ПН, що вже давно були зареєстровані в ЄРПН, або акти, які давно були погоджені контрагентами та за строком давності більше не використовуються у програмі.
CAdES-X Long — це стандарт електронного підпису, який використовується для довготривалого зберігання. У ньому наявний розширений набір атрибутів, які дозволяють перевірити легітимність, навіть якщо термін дії завершився, а також коли джерело видання підпису більше недоступне.
Цей формат зберігає інформацію про позначку часу, сертифікати підписувача та надавача, кореневий сертифікат ЦЗО, відповіді серверів OCSP, які підтверджують статуси сертифікатів підписувача та надавача. Також формат надає можливість встановлення дійсності підпису в довгостроковому періоді після закінчення терміну дії кваліфікованого сертифіката.
Для збереження електронних документів із підписами виділіть необхідні записи у реєстрі та на панелі програми натисніть Файл - Експорт - Експорт документів. У вікні, яке відкрилось, оберіть шлях на комп’ютер, куди будуть збережені обрані документи та відмітьте тип документа, у якому бажаєте їх зберегти (можна обрати тип PDF та/або XML).
В області Тип підпису оберіть відповідний формат, у якому будуть збережені підписи, які були накладені на документ. Обравши варіанти “з підписами в одному файлі (.CADES)” та “підписи окремими файлами (*.ps7)”, документ буде збережено з підписами у форматі CAdES-X Long. Якщо обрати “підписи у архіві (формат ASIC-E)”, документ буде збережено з підписами за стандартом ASIC-E (це формат електронного підпису, який забезпечує довготермінове зберігання електронних документів).
В області Додаткові опції вам доступна можливість зберегти документ у форматі ХML для обміну документів з іншими установами, а також зберегти безпосередньо сам документ із графічним відображенням підписів на документі та збереження протоколу документа у форматі PDF.
В області Налаштування каталогу експорту можете виконати налаштування, при якому будуть створюватись окремі теки для кожного контрагента. Назву тек при активній опції обираються нижче.
Другий спосіб, як ви можете зберігати документи, — функція від M.E.Doc “Архівування документів”. Таким чином, документи зберігаються в окремій базі, до якої можна звернутися в будь-який момент. У якому випадку доцільно скористатися архівуванням? Наприклад, якщо у вас у програмі M.E.Doс зберігається велика кількість первинних документів, за які ви вже давно відзвітувалися і розумієте, що вони вам більше не знадобляться. Однак можуть бути потрібними вашим контрагентам або інспекторам під час перевірки. Найімовірніше це документи 3-річної або 5-річної давності. У реєстрі первинних документів ви можете відмітити їх за допомогою функціоналу “Архівування документів” і вивантажити в окрему базу даних, яка, своєю чергою, може зберігатися на цьому ж комп'ютері або на іншому сервері. За необхідності ви можете клонувати такий архів на декілька носіїв. Ці документи завжди будуть доступні для перегляду або експорту. Документи у такому файлі зберігаються з усіма необхідними реквізитами згідно із законодавством, зокрема з електронним підписом. Тож ви можете не хвилюватися про юридичну значимість цього формату зберігання. Оскільки файл має такий же формат, як і сама база даних, це значно спрощує пошук документа за допомогою програми M.E.Doс.
Детальніше у відео.
Отже, зберігайте свої електронні документи правильно! Звісно, колись усі ми використовували паперові документи та пошту. Однак погодьтеся, що у сучасних реаліях цей спосіб не зрівняється у зручності з електронним. Завжди потрібно шукати методи, як зробити наше життя простішим. А електронний обмін — це один з інструментів. Із програмою M.E.Doc ваші документи будуть у безпеці, адже ми врахували всі вимоги держави щодо цього! Впевніться на власному досвіді, що зберігання документів в електронній формі — це зручно і безпечно.
