У сучасному бізнес-середовищі швидкість прийняття рішень та оптимізація робочих процесів відіграють ключову роль у забезпеченні конкурентоспроможності компаній. Одним із найважливіших інструментів, що сприяє цифровій трансформації бізнесу, став кваліфікований електронний підпис (КЕП).
Особливо актуальною є можливість швидкого та зручного отримання КЕП для всіх співробітників, залучених до корпоративного документообігу. Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг ЦСК "Україна" пропонує вам віддалене оформлення КЕП без відвідування офісу, що відкриває нові горизонти для ефективного впровадження електронного документообігу в компаніях різного масштабу.
КЕП як основа сучасного корпоративного документообігу
Кваліфікований електронний підпис – це цифровий інструмент, що має таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис. Для корпоративного документообігу використання КЕП забезпечує низку безперечних переваг.
- Прискорення бізнес-процесів – документи підписуються та надсилаються миттєво, незалежно від місцезнаходження співробітників.
- Економія ресурсів – відсутність потреби у друці, зберіганні та транспортуванні паперових документів.
- Підвищена безпека – КЕП забезпечує захист від підробки документів та гарантує цілісність інформації.
- Спрощення архівування – електронні документи займають мінімальний обсяг пам'яті та легко систематизуються.
- Прозорість процесів – електронний документообіг дозволяє відстежувати весь життєвий цикл документа.
Завдяки цим перевагам електронний документообіг із використанням КЕП стає невід'ємним елементом цифрової трансформації сучасних підприємств.
Як працює віддалене отримання КЕП для юридичних осіб
Відтепер процес оформлення КЕП для співробітників вашої компанії максимально спрощений і включає такі кроки:
- формування та сплата рахунку на сайті ЦСК "Україна";
- перехід на сторінку формування КЕП;
- автоматичне завантаження даних компанії із Єдиного державного реєстру (ЄДР);
- проходження ідентифікації уповноваженими особами через застосунок Дія;
- засвідчення директором компанії належності підписантів до юридичної особи за допомогою власного електронного підпису;
- отримання готових КЕП для всіх співробітників компанії.
Ця процедура не потребує збору паперових документів, особистого відвідування офісу ЦСК та інших бюрократичних формальностей. Навіть співробітники, які перебувають у відрядженнях або працюють віддалено, можуть отримати КЕП за лічені хвилини.
Особливості використання КЕП у корпоративному документообігу
Сумісність із популярними системами
Кваліфікований електронний підпис від ЦСК "Україна" повністю сумісний із найпопулярнішими системами електронного документообігу, такими як M.E.Doc, СОТА та інші. Це дозволяє інтегрувати КЕП у вже наявну інфраструктуру компанії без додаткових витрат на адаптацію.
Гнучкість у виборі терміну дії
Компанії можуть обрати оптимальний термін дії КЕП для своїх співробітників – 1 або 2 роки залежно від корпоративних потреб та стратегії розвитку. До того ж доступна послуга онлайн-продовження КЕП, а це забезпечує безперервність бізнес-процесів.
Інноваційне рішення – хмарний підпис CloudKey
Окрім стандартного файлового КЕП, ЦСК "Україна" пропонує хмарний електронний підпис CloudKey. Для корпоративного використання це рішення має низку переваг:
- відсутність прив'язки до конкретного пристрою;
- підвищений рівень захисту ключів у хмарному сховищі;
- можливість підписання документів з будь-якого пристрою, що має доступ до інтернету;
- централізоване управління підписами співробітників.
Хмарний КЕП коштує 594 грн на 1 рік або 1182 грн на 2 роки, що є економічно обґрунтованим рішенням з огляду на підвищену зручність та безпеку.
Як забезпечити співробітників компанії електронними підписами
- Визначте коло осіб, яким необхідно отримати КЕП для роботи з документами.
- Переконайтеся, що всі співробітники мають встановлений та верифікований застосунок Дія.
- Сформуйте та сплатіть рахунок на сайті ЦСК "Україна".
- Організуйте процес ідентифікації співробітників через застосунок Дія.
- Забезпечте засвідчення директором компанії належності підписантів до юридичної особи.
- Проведіть короткий інструктаж щодо використання КЕП у корпоративній системі документообігу.
Весь процес може бути завершений протягом одного робочого дня, що дозволяє швидко розпочати повноцінне використання електронного документообігу.
Онлайн-отримання кваліфікованого електронного підпису – революційне рішення, що відкриває нові можливості для впровадження ефективного електронного документообігу в компаніях будь-якого масштабу. Простота, швидкість та зручність процесу, а також повна відповідність законодавству України роблять КЕП доступним інструментом цифрової трансформації бізнесу.
Інвестуючи у впровадження КЕП для своїх співробітників сьогодні, компанії отримують безперечні конкурентні переваги – оптимізацію бізнес-процесів, економію ресурсів та підвищення загальної ефективності діяльності.
Не відкладайте цифрову трансформацію вашої компанії на завтра. Забезпечте своїх співробітників кваліфікованими електронними підписами вже сьогодні та відчуйте переваги сучасного електронного документообігу, де всі процеси стають швидкими, прозорими та ефективними.
