На перший погляд, табель обліку робочого часу це просто ще одна форма «аби було». Але насправді він може стати надійним помічником та захистом для вашого бізнесу.
У цій статті розповімо, як правильно заповнений табель допомагає уникнути плутанини, зайвих питань і навіть фінансових санкцій. А от помилки чи байдужість до цього документа можуть дати зворотний ефект.
Розглянемо такі питання:
- Що це за документ?
- Чи є його затверджена форма?
- Хто повинен складати?
- Хто веде табель?
- Чи обов'язково складати табель обліку робочого часу?
- Чи передбачена відповідальність за його відсутність?
- Підсумки
Що це за документ?
Табель обліку робочого часу (або просто табель) – це первинний документ, який фіксує коли і скільки працював кожен співробітник. Його веде підприємство, установа, організація або фізична особа-підприємець, якщо у них є наймані працівники.
Простіше кажучи, це щось на кшталт щоденника, де відмічають, скільки годин відпрацьовано конкретним працівником, чи були понаднормові або нічні зміни, а також коли працівники брали відпустки, лікарняні чи їздили у відрядження. Ця інформація допомагає не лише правильно порахувати зарплату, а й тримати бізнес під контролем.
Чи є його затверджена форма?
Так, існує типова форма № П-5 «Табель обліку використання робочого часу», затверджена наказом №489. Однак, вона має рекомендаційний характер.
Тобто роботодавець може використовувати власну форму табеля – головне, щоб у ній були всі необхідні показники для обліку робочого часу, явок та неявок працівників, що визначені для державних статистичних спостережень з праці.
У модулі «Зарплата» програми M.E.Doc табель обліку робочого часу можна формувати легко й без зайвих зусиль. Це дає вам низку переваг:
- мінімум помилок – автоматичні розрахунки скорочують ризик неточностей;
- автоматизація – усі дані синхронізуються для подальших нарахувань;
- економія часу – швидке внесення, редагування та формування звітності.
Зручний функціонал – для бухгалтерів, які цінують ефективність!
Хто повинен складати?
Табель мають вести всі роботодавці – і юрособи, і ФОП – незалежно від форми власності та кількості найманих працівників, навіть якщо це лише один співробітник.
Єдине виключення – ФОП, які працюють без найманих працівників.
Хто веде табель?
Зазвичай відповідальність покладається на:
- кадровика (особливо на невеликих підприємствах);
- бухгалтера (якщо працівників небагато);
- табельника (на великих підприємствах з великою кількістю структурних підрозділів);
- керівників структурних підрозділів (у їхніх підрозділах).
Рекомендується офіційно призначати відповідального за табель. Це можна зробити, видавши наказ або прописавши в документах щодо ведення табельного обліку.
Заповнення табеля відбувається двiчi на мiсяць:
- за першу половину мiсяця – для нарахування авансових платежiв;
- за весь мiсяць – для розрахунку заробiтної плати за мiсяць.
Строк зберігання табеля – 1 рік. А ось відомості про облік робочого часу, зведення про облік робочого часу, а також інші документи щодо цього мають зберігатися 3 роки.
Чи обов'язково складати табель обліку робочого часу?
Так, ведення обліку робочого часу є обов'язковим. Це передбачено вимогами ч. другої ст. 30 Закону № 108.
Роботодавець зобов'язаний забезпечити достовірний облік виконаної працівником роботи. Саме табель є основним і загальноприйнятим інструментом для такого обліку.
Чому це важливо?
Тому що табель - це підстава для нарахування працівникам заробітної плати, допомоги по тимчасовій непрацездатності, сум за період щорічних відпусток, інших виплат.
Чи передбачена відповідальність за його відсутність?
У разі відсутності або неналежного ведення обліку робочого часу передбачена фінансова відповідальність відповідно до ст. 265 КЗпП.
Таке порушення може бути розцінене як недотримання інших вимог трудового законодавства і призвести до штрафу у розмірі 1 мінімальної заробітної плати (у 2025 році – 8000 грн) за кожне виявлене порушення. У разі повторного порушення, вчиненого протягом року, штраф збільшується до 2 МЗП (у 2025 році – 16 000 грн).
Підсумки
- Табель обліку робочого часу – обов'язковий документ, який фіксує використання робочого часу працівниками.
- Існує рекомендована типова форма № П-5, але можна розробити власну, яка містить всі необхідні показники.
- Всі роботодавці (юридичні особи та ФОП з найманими працівниками) зобов'язані вести табель.
- За відсутність або неналежне ведення табеля передбачена фінансова та адміністративна відповідальність.
- Веде табель відповідальна особа, визначена внутрішнім документом підприємства.
Нормативка
- Кодекс законів про працю України (далі – КЗпП);
- Закон України «Про оплату праці» 24.03.1995 р. № 108/95-ВР (далі – Закон № 108);
- Наказ Держкомстату України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489 (далі – наказ № 489).
Корисні матеріали:
