Користуєтеся M.EDoc, COTA, FlyDoc? Або впровадили функціонал електронного документообігу (ЕДО) у власну облікову систему завдяки АРІ.ПТАХ? Якщо ви вже є користувачем систем для ЕДО — вам буде цікаво дізнатися про корисний функціонал, що був розроблений за запитом наших клієнтів за останній рік. У даній статті розглянемо один із них — універсальний документ.
Усі системи електронного документообігу від Linkos Group використовують єдиний формат обміну документами. Це дозволяє проводити обмін будь-якими документами: рахунками, договорами, актами, видатковими накладними, замовленнями, а також можна додати вкладення до таких шаблонів документів у вигляді текстових файлів.
Але не обов'язково створювати документ зі стандартного набору шаблонів, якщо ви хочете додати до нього вкладення. Можна створити універсальний документ.
Універсальний документ — це документ, призначений для створення, підписання електронним підписом та відправлення документів контрагентам та партнерам у будь-якому форматі.
Цей функціонал дуже корисний користувачам, що ще не встигли узгодити із партнером перехід на електронний документообіг. Наприклад, якщо вам треба терміново узгодити документ із контрагентом, можна не витрачати час на погодження переходу на ЕДО та створення шаблонів документів для обміну. За допомогою цього функціоналу ви можете приєднувати вже існуючі документи у вигляді (Word, Excel, Pdf, Jpeg, скан чи фото паперового документа — необхідно лише під’єднати цей документ як вкладення).
Універсальний документ часто обирають компанії, облікова система яких не може вивантажувати структурований документ і доопрацювати систему дуже складно або неможливо. Універсальний документ дозволяє створювати документ в будь якому текстовому форматі (наприклад PDF), що дозволяє компанії виконати легкий вхід в ЕДО без доопрацювання системи.
Функція дозволяє в автоматичному режимі на основі єдиного шаблону додавати необмежену кількість документів, за умови, що вказується відповідне ім’я файлу та надсилати контрагенту.
Підписуючи універсальний документ ви автоматично накладаєте КЕП на всі файли вкладень, а отже вони набувають юридичної сили. Контрагент отримує такий документ як звичайну вхідну кореспонденцію і він буде збережений у реєстрі електронних документів.
Ще одна функціональна перевага універсального документа — його можна надсилати контрагентам, що користуються іншими системами електронного документообігу, або навіть не мають жодного програмного забезпечення для ЕДО.
В M.E.Doc в меню "Наступні дії" є корисна функція "Надіслати посилання на документ": ви просто вводите електронну пошту вашого контрагента та посилання на документ, або копіюєте посилання на документ та надсилаєте у месенджер, через який комунікуєте із контрагентом: Viber, Messenger, Telegram тощо.
Контрагент, отримавши посилання на пошту чи в месенджер, зможе переглянути документ і накладені на нього електронні підписи безпосередньо у браузері з будь-якого пристрою, погодити його та зберегти за вказаним у браузері шляхом, а ви отримаєте погоджений та юридично значущий документ за лічені хвилини.
! Створення універсального документу у програмі M.E.Doc здійснюється у розділі “Первинні документи” в реєстрі електронних документів:
Маєте додаткові питання? Дзвоніть для отримання консультації про універсальний документ та електронний документообіг за номером: 206-72-25.
