Обираючи рішення для електронного документообігу, насамперед важливо визначити цілі та бізнес-завдання впровадження ЕДО. Спираючись на них, можна виокремити функціонал, який точно необхідний компанії для електронного обміну документами. Це значно спрощує вибір програми, адже у кожного розробника рішень — різний функціонал під різні бізнес-потреби.
Наприклад? Гнучка фільтрація документів, інтеграція віджета на сайт компанії для надання найбільш комфортних умов клієнтам, розмежування доступів співробітників, адже документи містять комерційну таємницю тощо.Чітко визначені цілі — найкращий фільтр для пошуку ідеального рішення ЕДО саме для вашого бізнесу.
Також, важливо ознайомитися із відгуками про сервіси для ЕДО та їхніх розробників. У відгуках можна відмітити реальний досвід компаній у впровадженні електронного документообігу. Як вибирають програму? Які цілі ставлять щодо впровадження ЕДО? Чи відповідає результат впровадження очікуванням компаній? Розглянемо на прикладі клієнта Linkos Group.
ТОВ “Натурпродукт-Вега” про впровадження та роботу у програмі FlyDoc для 1С
ТОВ “Натурпродукт-Вега” — дистриб’ютор лікарських і косметичних засобів, медичних виробів та БАДів виробництва німецького концерну “Др. Тайсс Натурварен ГмбХ”. Продукція представлена в найбільших торговельних та аптечних мережах по всій Україні. Ольга Шаблій, головний бухгалтер компанії, поділилася із нами своїм досвідом щодо роботи у FlyDoc.
— Що спонукало компанію перейти на електронний документообіг (ЕДО)?
— Ми завжди шукаємо можливості оптимізації бізнес-процесів, адже неможливо стояти на місці, коли весь світ прискорюється. Робота з паперовими документами потребує багато часових ресурсів та залучення додаткового персоналу, а це збільшує вірогідність помилок чи втрати документів. Ми шукали шляхи спрощення та пришвидшення роботи з документами, адже наша компанія співпрацює з покупцями та постачальниками по всій Україні.
— Хто в компанії був ініціатором переходу на ЕДО?
— Перші спроби впровадити електронний документообіг були здійснені ще декілька років тому, але тоді така практика не мала широкого застосування. Ініціювання другої спроби переходу на ЕДО було здійснено топменеджментом компанії в 2019 році.
— Яке бізнес-завдання стояло перед компанією стосовно впровадження ЕДО?
— Охопити максимальну кількість контрагентів за основними типовими первинними документами, з подальшим розширенням кількості типів документів із додатковими договорами та угодами до них.
— Чому ви обрали саме програму FlyDoc?
— FlyDoc дає можливість обмінюватися первинними документами безпосередньо в програмі 1С, а також має легке переналаштування потоків ЕДО, що йдуть через програму M.E.Doc. FlyDoc дав можливість перейти на електронний документообіг без зміни ОС та без зайвих доопрацювань 1С.
— Як відбувалося інформування співробітників та клієнтів про перехід на ЕДО?
— Партнерам та клієнтам ми надсилали листи із пропозицією переходу на електронний обмін документами. А співробітників інформували через наради з керівництвом та інструктування на конкретних ділянках роботи.
— Які результати отримала компанія в результаті впровадження ЕДО?
— Спрощення та пришвидшення роботи з документами (надання та отримання). Але поки що багато компаній, з якими ми співпрацюємо, не прийняли пропозицію про перехід на ЕДО, попри наші письмові звернення та безпосередні комунікації з відповідними представниками.
Ми розуміємо, що для роботи з ЕДО в певній компанії повинні скластися відповідні передумови: корпоративна зрілість щодо необхідності системного підходу до побудов бізнес-процесів, бажання працювати прозоро та відкрито, а також готовність до перебудови компанії в цифрову модель.
А ви досі не користуєтеся ЕДО? Телефонуйте за номером: 206-72-25, щоб отримати безкоштовну консультацію та обрати програму, яка спростить документообіг у вашій компанії.
