Як переконатися, що кожна копійка, видана з каси підприємства, використана за призначенням? Відповідь проста - дотримання встановлених правил оформлення грошових операцій через видатковий касовий ордер (далі - ВКО). Цей первинний документ є не лише основою для ведення бухгалтерського обліку, а й важливим інструментом фінансової дисципліни.
У цьому матеріалі розглянемо такі питання:
- Видатковий касовий ордер: що це за документ?
- Для чого призначений ВКО?
- Яка форма ВКО?
- Підсумок.
Видатковий касовий ордер: що це за документ?
Видатковий касовий ордер - це бухгалтерський первинний документ, який використовується для оформлення видачі готівки з каси. Він є підставою для виплати грошей, а також для проведення записів у касовій книзі.
Уявімо звичайну ситуацію - видача готівки з каси для зарахування на банківський рахунок. Що для цього необхідно? Касир виписує ВКО на необхідну суму, підписує у керівника (головного бухгалтера), вносить запис до касової книги і здає виручку в банк для зарахування на розрахунковий рахунок. З визначенням ВКО все зрозуміло, тож рухаємось далі та розглянемо, для чого він потрібен.
Для чого призначений ВКО?
Коли йдеться про видачу грошей, порядок - понад усе. ВКО виконує одразу кілька ключових функцій: від контролю грошових потоків до підтвердження витрат.
- Оформлення готівкових виплат.
Заповнюється при виплаті готівки працівникам (зарплата, аванси), підрядникам, постачальникам або іншим контрагентам, а також інкасації готівки з каси підприємства.
- Контроль за готівковими операціями.
За допомогою ВКО підприємство контролює та фіксує витрати грошових коштів з каси.
- Забезпечення бухгалтерського обліку.
ВКО є важливим елементом для правильного ведення бухгалтерського обліку, зокрема для перевірки витрат і звітності.
- Підтвердження витрат.
Підписаний ВКО є підтвердженням того, що гроші дійсно були видані і під які потреби.
Яка форма ВКО?
ВКО має типову форму (КО-2), затверджену Постановою № 148, та обов’язково містить таку інформацію:
- Номер і дата ордеру.
- Сума готівки, яку необхідно видати.
- Підстава для виплати (наприклад, оплата за товари або послуги).
- Підпис особи, яка отримала кошти, та підпис особи, яка видала гроші.
- Назва та реквізити підприємства або організації.
При отриманні готівки з каси фізособа, на вимогу касира, має пред’явити паспорт або інший документ, що посвідчує особу, розписатися у ВКО або видатковій відомості про одержання готівки, зазначивши одержану суму коштів (гривень - словами, копійок - цифрами).
Підсумок
- Видатковий касовий ордер - це ключовий первинний документ, що служить підставою для виплати грошей;
- Це надійний фундамент фінансової дисципліни, який забезпечує прозорість грошових операцій;
- Завдяки йому кожна виплата з каси знаходить своє підтвердження, а бухгалтерський облік ведеться точно і відповідально;
- ВКО не лише оформлює готівкові виплати, але й гарантує контроль, порядок і впевненість у тому, що кожна копійка використана за призначенням.
Нормативні документи
- Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV;
- Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене Постановою НБУ від 29.12017 р. № 148 (далі - Постанова № 148);
- Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 року № 88.
