Ви тільки-но натиснули «Відправити», коли побачили: в рядку «Сума» зайвий нуль. Серце завмирає. Документ уже в контрагента. Зараз він його відкриє, побачить астрономічну цифру і...
Стоп. А що, якщо є спосіб зупинити цей процес до того, як станеться непоправне? Є. І він офіційний, швидкий та не вимагає жодних дзвінків із поясненнями. Функція «Заблокувати документ» — ваш запасний вихід, поки контрагент ще не поставив підпис.
Як працює функція «Заблокувати документ»
Крок 1. Відправка документа
Після того як ви створили документ, підписали його та надіслали контрагенту, у вас з'являється можливість контролювати процес. Внизу документа, у вкладці «Наступні дії», активується кнопка «Заблокувати документ.
Крок 2. Вказання причини блокування
При натисканні кнопки система запропонує вказати причину блокування. Це можна зробити двома способами:
-
Ввести причину вручну — якщо ситуація специфічна;
-
Обрати зі списку — якщо ви попередньо налаштували типові причини в системі:
Крок 3. Підпис дії блокування
Після вибору причини відправник підписує документ за допомогою електронного підпису і натискає кнопку «ОК».
Крок 4. Фіксація блокування
Після підпису:
- На документі з’являється штамп «Документ заблоковано»;
- У реєстрі оновлюється статус документа:
Ця функція доступна…
-
лише відправнику документа;
-
тільки до моменту підписання контрагентом;
Висновок
Функція «Заблокувати документ» знімає головний страх цифрового документообігу — страх втрати контролю. Поки контрагент не підписав документ, ви — єдиний керманич процесу. Один клік — і ситуація під повним контролем.
Саме так мають працювати сучасні системи підписання. І саме так працює Medoc.
