Звіти підписуються без проблем — усе працює як треба. Але варто відкрити акт чи накладну, і система раптом видає: «Відсутній сертифікат директора» або «Не знайдено печатку».
Йдете в налаштування — там усе на місці. Пробуєте ще раз — і знову та сама помилка.
Це не збій у програмі і не випадковість. У цього є чітка причина — і хороша новина в тому, що вона вирішується буквально за кілька хвилин, якщо знати, де шукати.
Звітність та первинка: у чому різниця?
Перше, що важливо зрозуміти: підписання звітності та первинних документів у Medoc налаштовується окремо. У розділі «Адміністрування» → «Параметри системи» → «Підпис», ви обираєте комплекти підписів окремо для звітності та первинних документів.
Звітність йде до контролюючих органів — ДПС, ПФУ, статистика — і мають чіткі вимоги до складу підписів.
Первинні документи — акти, накладні, рахунки — це ваші внутрішні та партнерські документи, де правила можуть бути іншими.
Тому ситуація, коли звіти підписуються без проблем, а первинка — ні, є абсолютно нормальною. Це наслідок різних налаштувань для різних типів документів.
Де ховається справжня причина: два рівні налаштувань
У Medoc передбачено кілька рівнів налаштувань підписантів, однак у межах цієї ситуації ключову роль відіграють два з них.
1. Загальні налаштування у розділі «Адміністрування» → «Параметри системи» → «Підпис» — основна схема, що діє за замовчуванням.
2. Користувацький комплект підписів — це індивідуальні налаштування для первинки. Їх можна задати у розділі «Первинні документи» → «Користувацькі налаштування комплектів підписів», обиравши порядок підписантів.
Головне, що треба знати: якщо для первинних документів збережено користувацький комплект підписів, система використовує саме його і не дивиться на загальні налаштування з «Адміністрування».
Помилка виникає, коли цей комплект:
-
створювався давно — під старий сертифікат;
-
залишився після зміни директора;
-
або містить інший склад підписантів.
У результаті система намагається використати сертифікат, якого немає або який вже неактуальний, і з’являється повідомлення про відсутність сертифіката або печатки.
Що перевірити: три ключові кроки
Якщо ви стикнулися з повідомленням про відсутність сертифіката, перевірте:
1. Наявність користувацьких комплектів підписів
Переконайтеся, чи не було створено окремих правил для первинки, про які могли забути.
2. Актуальність сертифікатів
Після переотримання ключів їх потрібно не лише зберегти, а й додати в програму.
3. Статус сертифікатів
У розділі «Сертифікати» вони мають відображатися як діючі. Іноді достатньо просто оновити статус.
Покрокову інструкцію зі скріншотами для обох ситуацій знайдете у вбудованій довідці Medoc — у розділі «Адміністрування» → «Сертифікати». Там все наочно і зрозуміло, навіть якщо робите це вперше.
Висновок
Гнучкість Medoc дозволяє налаштовувати підписання будь-якої складності. Якщо система сигналізує про відсутній сертифікат лише для первинки — просто перевірте пріоритетні налаштування комплектів підписів та актуальність статусів ваших КЕП.
Не виходить розібратися самостійно? Зателефонуйте до підтримки — ми допоможемо оптимізувати ваш електронний документообіг швидко та професійно: (044) 206-72-10
