Ви користуєтеся однією із систем електронного документообігу — M.E.Doc, FlyDoc, COTA — або впровадили функціонал ЕДО у власну облікову систему за допомогою АРІ.ПТАХ? Створюєте документи, накладаєте на них КЕП та надсилаєте контрагенту, отримуючи погоджений документ того ж дня? Отже, ви вже зацінили, наскільки електронний документообіг пришвидшив певні бізнес-процеси, і побачили, скільки коштів зекономили завдяки цифровізації роботи з документами.
Але, якщо ви досі не знаєте функціонал, про який піде мова у цьому матеріалі — вважайте ви не пізнали справжній профіт від ЕДО. Отже, вашій увазі, корисний функціонал електронного документообігу від IT-холдингу Linkos Group.
УНІВЕРСАЛЬНИЙ ДОКУМЕНТ
Універсальний документ призначений для створення, підписання ЕП та відправлення документів контрагентам у будь-якому форматі, якщо він не підходить під типові шаблони документів. Цей функціонал дозволяє створювати документ у будь-якому текстовому форматі, обмінюватися нетиповими документами та автоматично їх імпортувати.
Функція особливо корисна компаніям, в яких облікова система не може вивантажувати структурований документ, а доопрацювати систему дуже складно або й узагалі неможливо. Більш детально про універсальний документ та як його створити — тут.
Функціонал підтримується в M.E.Doc, FlyDoc, COTA та АРІ.ПТАХ.
СПОВІЩЕННЯ НА Е-MAIL
Цей функціонал дозволяє отримувати сповіщення на електронну пошту про вхідний документ. Раніше контрагенти дзвонили одне одному аби сповістити про те, що надіслали документ на підписання. Тепер відправник може вказати e-mail, на який співробітник отримувача отримає сповіщення про те, що для нього є вхідні документи для опрацювання. А отримувач сам може вказати e-mail, на який хоче отримати сповіщення про вхідну кореспонденцію, в залежності від типу документа чи контрагента.
Функціонал підтримується в M.E.Doc, FlyDoc, COTA та АРІ.ПТАХ.
ПОСИЛАННЯ НА ДОКУМЕНТ
Посилання на документ надає можливість обмінюватися електронними документами з контрагентами, які не використовують жодну програму для обміну: створювати посилання та відправляти електронні документи у будь-який месенджер чи на електронну пошту контрагента.
Тобто, ви можете створити та відправити документ користувачу будь-якої програми чи користувачу, що не має жодного програмного забезпечення для ЕДО. Ваш контрагент отримає документ за посиланням, що відкриється у вікні браузера. Контрагент зможе ознайомитися із ним, погодити чи відхилити з будь-якого пристрою: ноутбука, планшета чи мобільного телефона.
Як надіслати документ за посиланням наочно показуємо у цьому відео.
Функціонал підтримується в M.E.Doc, FlyDoc, COTA та АРІ.ПТАХ.
МАТРИЦЯ ПІДПИСАНТІВ
Матриця підписантів дозволяє призначити відповідальну особу за підписання окремого документа та порядок підписання кожного типу первинних документів.
У багатьох компаній передбачена така політика документообігу, що при виставленні рахунка, його може підписати своїм електронним підписом співробітник цієї компанії, але тільки якщо виставлений рахунок не перевищує суму, наприклад, 8000 грн. Якщо ж сума більша, то такий документ має бути переданий директору на підпис.
Завдяки цьому функціоналу можна налаштувати автоматичну передачу документа на підпис залежно від суми документа, типу, напряму, або налаштувати власний параметр для відповідного підписанта.
Функціонал підтримується в M.E.Doc та COTA.
ДОПІДПИСАННЯ ДОКУМЕНТІВ
Допідписання документа дозволяє здійснювати електронний обмін документами з працівниками своєї ж організації, які у своїй роботі не користуються програмним забезпеченням для електронного документообігу.
Ми отримували звернення від клієнтів, яким необхідно підписувати вхідний документ не лише з бухгалтером чи директором, а й з іншою відповідальною особою (менеджером), що не працює в програмі M.E.Doc. Для того, щоб не встановлювати програму на всі робочі місця співробітників, була реалізована функція допідписання документа за посиланням на пошту співробітника. Такий документ відкривається у браузері та не потребує авторизації користувача.
Функціонал підтримується в M.E.Doc та COTA.
РОЗДІЛЬНИЙ ПРИЙОМ ВХІДНИХ ПОВІДОМЛЕНЬ
Якщо підприємство використовує більше, ніж один програмний продукт для електронного документообігу, наприклад: M.E.Doc і СОТА, можна налаштувати роздільний прийом вхідних повідомлень, обравши в якій саме програмі буде прийматися певний тип документа. Так, кожен відділ працюватиме у своїй системі електронного документообігу, отримуватиме та бачитиме лише ті документі, які має опрацювати, без перетину із документами іншого департаменту. Наприклад, менеджери з продажу не бачитимуть документи бухгалтерії, і навпаки.
Функціонал підтримується в M.E.Doc, FlyDoc, COTA та АРІ.ПТАХ.
СИНХРОНІЗАЦІЯ З РОУМІНГ-ПЛАТФОРМОЮ
Функція дозволяє синхронізувати документи підприємства, що використовують декілька систем для ЕДО, наприклад, M.E.Doc та СОТА. Під час прийому пошти в екземплярі програми виконується перевірка наявності вхідних та вихідних документів підприємства на сервері ПТАХ та завантаження цих документів у базу програми.
Увімкнена синхронізація дозволяє відділу компанії, що працює в M.E.Doc, бачити документи, що створюються та обробляються іншим відділом компанії у СОТА. Бухгалтерія компанії, наприклад, реєструє податкові накладні у M.E.Doc, а первинна документація обробляється у вебсервісі СОТА. Таким чином, бухгалтерія бачить усі підписані документи з обох програм.
Функціонал підтримується в M.E.Doc, FlyDoc, COTA та АРІ.ПТАХ.
БАГАТОСТОРОННІЙ ОБМІН
Функціонал реалізований для клієнтів, у яких в процесі з погодженням однієї угоди бере участь більше одного контрагента. Наприклад, якщо рахунок повинен отримати і замовник товару, і той, хто його оплатить. У результаті, у кожного учасника зберігається свій екземпляр погодженого документа.
Або для е-ТТН. Цей документ супроводжує товар на всіх етапах його транспортування і згідно з порядком складання та підписання е-ТТН відправник підписує його своїм КЕП та відправляє перевізнику. Водій або експедитор, як представник перевізника, підписує е-ТТН своїм КЕП і відправляє документ третьому учаснику багатостороннього документообігу — одержувача товару. Отримувач, після підписання документа, направляє е-ТТН з накладанням усіх КЕП компанії-відправнику.
Функціонал підтримується в M.E.Doc, FlyDoc, COTA та АРІ.ПТАХ.
Усі ці функції були розроблені на запит наших клієнтів. Ми прислухаємося до вас та оновлюємо наші системи електронного документообігу для пришвидшення та автоматизації бізнес-процесів українських підприємств. Якщо маєте запитання або пропозиції — телефонуйте на гарячу лінію: 206-72-25.
