Якщо ви потрапили на цю статтю, але досі не користуєтеся програмою чи сервісом для електронного обміну документами — вас напевно цікавлять такі питання:
- як ініціювати впровадження ЕДО;
- за якими критеріями обирати провайдера;
- як переналаштувати команду на таке оновлення в роботі;
- як проінформувати клієнтів і що для цього потрібно;
- який процент контрагентів відмовляється переходити на ЕДО.
Відповіді ви знайдете у цій статті-відгуку від Українського авіаційного транспортного агентства про ЕДО в програмі M.E.Doc. ТОВ “АРТ-ТУР” — українське агентство з продажу авіаквитків, залізничних та транспортних квитків, страхування та бронювання готелів. Агентство надає послуги вже 23 роки, і, звісно, модернізує внутрішні та зовнішні бізнес-процеси.
Артур Ламтюгін, СЕО агентства, розповів нам про свій досвід впровадження та роботи з ЕДО в M.E.Doc.
— Хто у вашому агентстві був ініціатором переходу на ЕДО?
— Ініціатива була не зсередини, ініціаторами стали наші клієнти. Зворотний зв’язок — дуже важливий для будь-якого бізнесу. Ми отримували запити від клієнтів на обмін електронними документами, тому досить швидко прийшли до висновку: якщо ми хочемо бути сучасним підприємством, маємо модернізувати певні бізнес-процеси. Так ми прийшли і до того, що нам потрібно впроваджувати ЕДО.
— За якими критеріями ви обирали провайдера послуги? Що для вас було важливим у порівнянні функціоналів різних програм для ЕДО?
— Одне із завдань нашого бізнесу — максимально заощадити час клієнта. Ми перевірили, що всі наші клієнти подають звітність через M.E.Doc. Враховуючи те, що вони вже авторизовані у цій програмі, і їм не знадобиться створювати нові облікові записи в сторонніх додатках, вибір був очевидним.
— Як відбувалося впровадження для команди? Чи важко було перебудувати цей процес та налаштувати команду на нововведення?
— Менеджери з продажу були в захваті, і, в принципі, це розвантажило співробітників, бо раніше у нас був графік, хто відправляє паперову пошту для клієнтів. Для реалізації цього проєкту нам було достатньо документації та консультації менеджера.
Враховуючи автоматизовану систему обліку etravel і систему звітності M.E.Doc, які ми використовуємо, перехід на ЕДО для нас вийшов простим. Нашій групі розробки було поставлено завдання завантажити всі первинні документи, акти звірки в M.E.Doc. Реалізація зайняла всього декілька днів. Окрему подяку хочу висловити менеджерці Вікторії і техпідтримці M.E.Doc, які під час локдауну завжди були на зв'язку і відповідали на наші запитання.
— Яким був процес переходу на ЕДО із контрагентами?
— Усім контрагентам було відправлено листа про те, що через місяць наша компанія переходить на електронний документообіг. Контрактним клієнтам відправили доповнення до чинних договорів, що в нашій роботі буде використовуватися ЕДО. Деякі клієнти попросили новий договір, який передбачає використання ЕДО.
— Якщо порівняти у відсотковому співвідношенні, зі скількома контрагентами ви обмінюєтеся електронними документами, а скільки контрагентів досі використовують паперового обміну документами?
— Близько 95% наших клієнтів позитивно відреагували і використовують ЕДО.
— А як ви вважаєте, чому певний % ваших контрагентів відмовляється переходити на онлайн-обмін? Які є сумніви чи перешкоди?
— Дійсно, залишилося декілька «ортодоксальних бухгалтерів», які досі просять паперові документи. З досвіду скажу, що ми пережили перехід від паперового авіаквитка до електронного, а також перехід від паперового проїзного документа Укрзалізниці до електронного. Завжди були противники електронних квитків, але врешті всі дійшли висновку, що електронний документ кращий (немає витрат на доставку, його не можна втратити, інформація доступна в будь-якій точці світу), і має величезну перевагу перед паперовим.
Також, з досвіду можу сказати, що якщо у документі допустили якусь помилку — оперативно її виправити можливо тільки використовуючи ЕДО: ви за 10–15 секунд відкриваєте потрібний документ у M.E.Doc, виправляєте помилку, і тут же надсилаєте його контрагенту, тоді як паперовий документ потрібно буде спочатку переробити онлайн, потім роздрукувати, підписати, підготувати для поштової пересилки і тоді певний час чекати погодження.
— Які результати отримала компанія при впровадженні ЕДО? Які у вас враження після користування програмою для ЕДО зараз, через певний час після покупки?
— По-перше, відпала проблема друку, підписання первинних документів, відправки поштою рахунків, накладних та актів виконаних робіт (а це іноді загублені листи і повторна відправка). Купівля паперу, конвертів, марок або замовлення кур'єра — ці витрати були суттєво скорочені.
По-друге, це економить час: замість друку документів, конвертів, клеєння марок і т.д., процес відправки тепер займає 5 секунд: натисканням двох кнопок.
Якщо у вас ще залишилися питання щодо будь-яких аспектів, пов’язаних з ЕДО, або ви хочете проконсультуватися та обрати програму для вашого підприємства — телефонуйте за номером: 206-72-25.
Також рекомендуємо ознайомитися із відгуком дистриб’юторської компанії про впровадження програми FlyDoc для ЕДО прямо в обліковій системі BAS/1С: Підприємство.
