Візування документів у M.E.Doc — корисна функція для прискорення роботи вашого бізнесу

03.05.22
129

Ви хотіли — ми зробили! Відтепер візувати документи можна у програмі M.E.Doc — все, як завжди, максимально швидко, просто та зручно. 

Візування документів — це погодження е-документів відповідальними особами при внутрішньому електронному документообігу на підприємстві. Водночас візи на документах не зображатимуться у контрагента під час їх отримання. Візувати можна як вихідні документи, так і вхідні, що були отримані від контрагентів. 
 

Візування на підприємстві 


Візування стане у нагоді всім організаціям, але особливо корисним буде для середніх та великих компаній. Саме в них внутрішнє погодження документів може тривати довго, адже участь у візуванні може брати не одна відповідальна особа. 

Наприклад, паперовий договір про надання послуг перед підписанням необхідно погодити з усіма учасниками, що займалися його впровадженням. Тобто менеджер, отримавши договір, перевіряє та вносить, за необхідністю, свої правки, далі йде погоджувати його з юридичним відділом, а вже потім передає керівникові для остаточного погодження. І тільки після завершення погодження усіма відповідальними особами, договір потрапляє на підписання та відправку контрагентові. Загалом весь шлях візування (внутрішнього погодження) може тривати від декількох днів до тижнів. 
 

Візування у M.E.Doc


З новим функціоналом у програмі M.E.Doc завізувати документ можна легко та швидко. Все, що необхідно для цього — наявність КЕП у відповідальних осіб та ліцензія на рішення M.E.Doc.Бізнес. Поставити візу можна на будь-які первинні документи: рахунки, акти про надання послуг, акти про виконання робіт, акти на списання чи акти на приймання, видаткові накладні, договори та будь-які інші специфічні первинні документи підприємства.

Візу на документи ставлять ті працівники, які зобов’язані це робити. Зокрема: директор, бухгалтер, менеджер, керівник проєктів чи секретар, тобто будь-який працівник, що бере участь у внутрішньому погодженні певного документа. І щоб документ “пішов” правильним маршрутом у програмі до відповідального співробітника, формується правило, яке у випадку зміни відповідальних осіб, можна легко відредагувати. 

Для кожного типу документа задається свій маршрут між відповідальними особами. Так, для рахунку — один маршрут, а для акта — інший. Також маршрут візування може бути однаковий для всіх типів документів. Загалом — це єдине налаштування, яке необхідно виконати у програмі для можливості візування первинних документів, а далі вже можна користуватися функціоналом. 
 

Детальніше про функцію візування 


Отримавши документ на візування, відповідальна особа може проставити візу, тобто погодити його, або ж відхилити, залишивши коментар із зауваженням. Вся інформація про результат візування буде показана у документі, а переглянути її можуть всі учасники візування. Однак, контрагентам ця інформація буде недоступна. Так, кожен працівник зі свого робочого місця працює з одним документам, але у різний проміжок часу  — за тим маршрутом, який попередньо зазначили правилом. 

Зараз, у період воєнного стану, працівники компаній можуть бути в різних куточках країни чи навіть світу, не маючи доступу до комп’ютера з програмою M.E.Doc. Тому ми, розуміючи потребу бізнесу у максимально ефективній роботі, відразу створили можливість здійснювати візування документів за посиланням. Так, відповідальному співробітнику надходить повідомлення на електронну пошту чи у будь-який месенджер про необхідність візування документа з посиланням на нього. Відкрити, переглянути, завізувати чи відхилити такий документ можна просто зі смартфона. Все, що для цього потрібно — смартфон, інтернет та КЕП. А щоб ще більше спростити процес підписання і не згадувати, де на телефоні збережені секретні ключі — можна скористатися надійним хмарним сховищем CloudKey

Як бачите, з програмою M.E.Doc візування документів може відбуватися швидко, максимально просто та зручно для всіх учасників документообігу.

Сподіваємось, що новий функціонал буде надійним помічником у роботі вашої компанії та принесе максимум користі бізнесу загалом.

Детальну інструкцію щодо роботи функціоналу візування ви можете переглянути за посиланням.



Якщо у вас виникли запитання чи потрібна додаткова консультація щодо нового функціоналу — звертайтесь за безплатною консультацією до наших фахівців за телефоном: +38 (044) 206 72 25.

Нагадаємо, раніше ми детально розбирали усі корисні фішки ЕДО, які стануть у нагоді кожному підприємцю та допоможуть максимально автоматизувати процес електронного документообігу. Прочитати матеріал можна тут. 

Продовжуємо працювати задля забезпечення максимально комфортних умов роботи бізнесу за будь-яких умов. Все буде Україна!